Protocolo Civil: Es aquel que norma lo concerniente a los actos que preside el ejecutivo Nacional salvo los de caracter diplomatico y militar. De alli lo relativo a las fiestas nacionales, conmemoraciones públicas, recepciones oficiales, duelos públicos y oficiales y ceremoniales para honores y recompensas en especial el de las condecoraciones.
Protocolo Corporativo: Conjunto de leyes, normas, manuales y reglamentos que rigen las ceremonias en el sector público y privado, basados en el principio o criterio de autonomia corporativa.
Protocolo Oficial: Es aquel que norma lo concerniente a las ceremonias diplomaticas entre autoridades de los estados para garantizar el orden, solemnidad y decoro en los actos que se realicen en materia de politica exterior.
Protocolo Academico: Conjunto de normas, reglas y procedimientos previamente establecidos por costumbre o Resolución que rigen la precedencia, tratamiento, equivalencia y los actos o ceremoniales en el sector universitario con el fin de mantener la solemnidad y majestuosidad de lo académico en la sociedad
Protocolo Social: son todas aquellas celebraciones que entran dentro de las que podemos llamar "tradicionales" como los cumpleaños, la boda, los aniversarios, diferentes actos en los que se realizan diferentes actividades como presentar un libro, bailes de sociedad, puestas de largo, etc.
jueves, 12 de noviembre de 2009
jueves, 29 de octubre de 2009
TEMA DE EXPOSICION GRUPO Nº 4 DIVERSOS ROLES DE LAS RRPP
ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE LAS RELACIONES PÚBLICAS EN ORGANIZACIONES E INSTITUCIONES
· LOS DIVERSOS ROLES DE LAS RRPP
Los departamentos o agencias de RRPP están formados por profesionales que desempeñan funciones distintas. Por tanto, el profesional de RRPP debe explorar las diferentes funciones y enfocar su formación hacia la especialidad que prefiera aunque a medida que este vaya progresando en su profesión los roles deben cambiar.
Los roles según David Dazier se dividen en dos: roles dominantes y roles de nivel medio. Los roles dominantes son: técnico de comunicación y director de comunicación.
El técnico en comunicación es una persona que proporciona habilidades periodísticas y de comunicación como son la relación, la edición, la producción audiovisual, el grafismo y la producción de mensajes para llevar a cabo los programas de RRPP. El técnico de comunicación no toma decisiones en la organización pero ejecuta las decisiones de otros y además no realiza investigación para planificar y evaluar su trabajo.
El rol del director de comunicación: el RRPP planifica y dirige el programa de RRPP, asesora a la dirección y toma decisiones sobre la política de comunicación. Suelen utilizar la investigación para planificar o evaluar su trabajo. Como director de comunicación también asume tres subroles:
El rol del prescriptor experto, es una persona experta en el tema que investiga, define los problemas de RRPP, desarrolla sus programas y los ejecuta.
El rol de mediador de comunicación porque es el intermediario responsable de que la comunicación bidireccional continua fluye entre organización y públicos, es un alcance, un intérprete y un mediador.
El rol de mediador en el proceso de solución de problemas, el RRPP ayuda a otras personas de la organización a otros subsistemas de esta a solucionar problemas, los involucra y los ayuda a llevar a cabo sus propios programas de RRPP. En cuanto a los roles de nivel medio el primero es la función de relaciones con los medios. Aquí el profesional de RRPP mantiene contacto con los medios de comunicación e informa a la organización de lo que los medios están haciendo. Su papel es simétrico bidireccional con los medios.
El segundo rol es el de función de enlace de comunicación. El RRPP sirve a los altos directores de RRPP a organizar actos y reuniones donde los representa y creando oportunidades para que organización y públicos internos y externos se conozcan.
La última función es la de protocolo y relaciones institucionales. Hay que tener en cuenta los vínculos entre los asistentes para organizar un acto. Puede ser una reunión interna del departamento, una inauguración, una conferencia... R.D. 2099/83.
ACTIVIDADES ASUMIDAS POR EL DEPARTAMENTO INTERNO.
· Elaboración de un listado de medios. Normalmente se incluyen todos los medios.
· Redacción y preparación de información dirigidas a medios. Notas de prensa, dossiers de prensa…
· Gestión y preparación de entrevistas en medios de comunicación para la dirección o para los portavoces de la empresa.
· Preparación de un archivo de fotografías.
· Seguimiento de los medios de comunicación.
· Editar y producir revistas, periódicos para el personal y organizar otros instrumentos de comunicación interna.
· Editar y producir revistas externas, a veces asume esta tarea el departamento de MK (revistas de usuarios, clientes y distribuidores).
· Redactar y producir material corporativo: folletos de prestigio, informes anuales, documentos preparados para las visitas de empresa.
· Encargar, distribuir, excluir, catalogar y mantener material audiovisual. (videos corporativos , películas…).
· Encargar y organizar eventos. Eventos: exposiciones, celebración de actos que tengan que ver con la vida importante de la organización, inaguraciones…, conferencias de ventas, organización de ferias.
· Responsabilidad sobre patrocinios y mecenazgo, los que tienen relación con la imagen de la empresa.
· Organización de visitas; generales y especiales. Visitas de prensa, visitas VIP, visitas parlamentarias…
· Organización de informes y actos al término de cualquier acción de comunicación corporativa.
VENTAJAS E INCONVENIENTES DE UN DEPARTAMENTO FRENTE A ASESORES EXTERNOS.
Departamento interno.
VENTAJAS :
· Más familiarizado, conoce mejor la organización.
· Más identificado con la organización.
· Puede obtener información rápida.
· Puede informar a los medios sin la constante necesidad de implicar a la dirección.
· Puede actuar más rápidamente en situaciones de emergencia.
· Está en una posición fuerte para prestar consejos diarios a la gerencia.
INCONVENIENTES :
· Su posición puede ser parcial.
· Se acaban las ideas.
· Más coste.
· Lejos de proveedores externos.
· Capacidad.
ASESORÍA EXTERNA DE RRPP
1-. Definición de Asesoría Externa de RRPP (ACRP).
La práctica de asesoría externa de RRPP consiste en proveer de servicios específicos, técnicos y creativos por parte de un grupo de individuos cualificados en razón de su experiencia y formación considerándose los ingresos principales de la organización corporativa así formada, honorarios profesionales pagados por clientes que tengan el contrato de asesoría.
Cliente (ACRP): es una organización, individuo o grupo de individuos que contratan los servicios profesionales de una asesoría externa de RRPP para el logro de un programa acordado, con fines de asesoramiento o para una actividad durante un periodo específico de tiempo según términos vinculantes fijados en el contrato de asesoría.
2-. Organización.
Tipos de asesores externos.
La organización depende del tipo de organización. Desde el punto de vista de los servicios prestados existen diferentes tipos de organización:
· Agencias de RRPP: prestan únicamente servicios de RRPP.
· Agencias de comunicación integral: agencias multiservicio de comunicación global.
· Consultoras en diferentes áreas.
· Agencias de publicidad.
· Consejeros independientes o freelance: trabajan con empresas pequeñas.
· Agencias especializadas.
· Sistema de trabajo.
3-. Servicios que ofrece un asesor externo.
Lo mismo que un departamento interno.
4-. Ventajas e inconvenientes de un asesor externo frente a un departamento interno.
AGENCIA
Ventajas:
Más imparcialidad.
· Más experiencia.
· Más familiarizado con los medios de comunicación.
· Cuenta con personal especializado.
· Más ideas de nivel creativo.
· Mayor capacidad para enfrentarse a períodos de trabajo más intensos.
· Menor coste.
· Ubicación urbana.
Inconvenientes:
Lejos del cliente.
Trabajo a través de una sola persona de la organización.
· Debe compartir sus lealtades con los diferentes clientes.
· Menos capacidad de actuación.
· LOS DIVERSOS ROLES DE LAS RRPP
Los departamentos o agencias de RRPP están formados por profesionales que desempeñan funciones distintas. Por tanto, el profesional de RRPP debe explorar las diferentes funciones y enfocar su formación hacia la especialidad que prefiera aunque a medida que este vaya progresando en su profesión los roles deben cambiar.
Los roles según David Dazier se dividen en dos: roles dominantes y roles de nivel medio. Los roles dominantes son: técnico de comunicación y director de comunicación.
El técnico en comunicación es una persona que proporciona habilidades periodísticas y de comunicación como son la relación, la edición, la producción audiovisual, el grafismo y la producción de mensajes para llevar a cabo los programas de RRPP. El técnico de comunicación no toma decisiones en la organización pero ejecuta las decisiones de otros y además no realiza investigación para planificar y evaluar su trabajo.
El rol del director de comunicación: el RRPP planifica y dirige el programa de RRPP, asesora a la dirección y toma decisiones sobre la política de comunicación. Suelen utilizar la investigación para planificar o evaluar su trabajo. Como director de comunicación también asume tres subroles:
El rol del prescriptor experto, es una persona experta en el tema que investiga, define los problemas de RRPP, desarrolla sus programas y los ejecuta.
El rol de mediador de comunicación porque es el intermediario responsable de que la comunicación bidireccional continua fluye entre organización y públicos, es un alcance, un intérprete y un mediador.
El rol de mediador en el proceso de solución de problemas, el RRPP ayuda a otras personas de la organización a otros subsistemas de esta a solucionar problemas, los involucra y los ayuda a llevar a cabo sus propios programas de RRPP. En cuanto a los roles de nivel medio el primero es la función de relaciones con los medios. Aquí el profesional de RRPP mantiene contacto con los medios de comunicación e informa a la organización de lo que los medios están haciendo. Su papel es simétrico bidireccional con los medios.
El segundo rol es el de función de enlace de comunicación. El RRPP sirve a los altos directores de RRPP a organizar actos y reuniones donde los representa y creando oportunidades para que organización y públicos internos y externos se conozcan.
La última función es la de protocolo y relaciones institucionales. Hay que tener en cuenta los vínculos entre los asistentes para organizar un acto. Puede ser una reunión interna del departamento, una inauguración, una conferencia... R.D. 2099/83.
ACTIVIDADES ASUMIDAS POR EL DEPARTAMENTO INTERNO.
· Elaboración de un listado de medios. Normalmente se incluyen todos los medios.
· Redacción y preparación de información dirigidas a medios. Notas de prensa, dossiers de prensa…
· Gestión y preparación de entrevistas en medios de comunicación para la dirección o para los portavoces de la empresa.
· Preparación de un archivo de fotografías.
· Seguimiento de los medios de comunicación.
· Editar y producir revistas, periódicos para el personal y organizar otros instrumentos de comunicación interna.
· Editar y producir revistas externas, a veces asume esta tarea el departamento de MK (revistas de usuarios, clientes y distribuidores).
· Redactar y producir material corporativo: folletos de prestigio, informes anuales, documentos preparados para las visitas de empresa.
· Encargar, distribuir, excluir, catalogar y mantener material audiovisual. (videos corporativos , películas…).
· Encargar y organizar eventos. Eventos: exposiciones, celebración de actos que tengan que ver con la vida importante de la organización, inaguraciones…, conferencias de ventas, organización de ferias.
· Responsabilidad sobre patrocinios y mecenazgo, los que tienen relación con la imagen de la empresa.
· Organización de visitas; generales y especiales. Visitas de prensa, visitas VIP, visitas parlamentarias…
· Organización de informes y actos al término de cualquier acción de comunicación corporativa.
VENTAJAS E INCONVENIENTES DE UN DEPARTAMENTO FRENTE A ASESORES EXTERNOS.
Departamento interno.
VENTAJAS :
· Más familiarizado, conoce mejor la organización.
· Más identificado con la organización.
· Puede obtener información rápida.
· Puede informar a los medios sin la constante necesidad de implicar a la dirección.
· Puede actuar más rápidamente en situaciones de emergencia.
· Está en una posición fuerte para prestar consejos diarios a la gerencia.
INCONVENIENTES :
· Su posición puede ser parcial.
· Se acaban las ideas.
· Más coste.
· Lejos de proveedores externos.
· Capacidad.
ASESORÍA EXTERNA DE RRPP
1-. Definición de Asesoría Externa de RRPP (ACRP).
La práctica de asesoría externa de RRPP consiste en proveer de servicios específicos, técnicos y creativos por parte de un grupo de individuos cualificados en razón de su experiencia y formación considerándose los ingresos principales de la organización corporativa así formada, honorarios profesionales pagados por clientes que tengan el contrato de asesoría.
Cliente (ACRP): es una organización, individuo o grupo de individuos que contratan los servicios profesionales de una asesoría externa de RRPP para el logro de un programa acordado, con fines de asesoramiento o para una actividad durante un periodo específico de tiempo según términos vinculantes fijados en el contrato de asesoría.
2-. Organización.
Tipos de asesores externos.
La organización depende del tipo de organización. Desde el punto de vista de los servicios prestados existen diferentes tipos de organización:
· Agencias de RRPP: prestan únicamente servicios de RRPP.
· Agencias de comunicación integral: agencias multiservicio de comunicación global.
· Consultoras en diferentes áreas.
· Agencias de publicidad.
· Consejeros independientes o freelance: trabajan con empresas pequeñas.
· Agencias especializadas.
· Sistema de trabajo.
3-. Servicios que ofrece un asesor externo.
Lo mismo que un departamento interno.
4-. Ventajas e inconvenientes de un asesor externo frente a un departamento interno.
AGENCIA
Ventajas:
Más imparcialidad.
· Más experiencia.
· Más familiarizado con los medios de comunicación.
· Cuenta con personal especializado.
· Más ideas de nivel creativo.
· Mayor capacidad para enfrentarse a períodos de trabajo más intensos.
· Menor coste.
· Ubicación urbana.
Inconvenientes:
Lejos del cliente.
Trabajo a través de una sola persona de la organización.
· Debe compartir sus lealtades con los diferentes clientes.
· Menos capacidad de actuación.
viernes, 16 de octubre de 2009
TEMA DE EXPOSICION DEL GRUPO Nº 1 RELACIONES PÚBLICAS
Tema I: Importancia de conservar buenas relaciones con los grupos de opinión de la organización
1.1 Interno
1.2 Externo
1.3 Mixto
1.3.1 Mixto Semi-interno
1.3.2 Mixto Semi-externo
Es un término colectivo para designar a un conjunto de personas estrechamente relacionadas entre sí por los intereses y afinidades que le son comunes y que comparten un sentimiento de solidaridad.
Se pueden determinar tres tipos de públicos:
a. Interno: es aquel en el que existe una relación y una afinidad muy directa con el fin común de la organización. Ej.: los empleados, directivos, los accionistas mayoritarios.
b. Externo: es aquel que no tiene relación directa con la organización. Ej.: las autoridades gubernamentales, entidades económicas, financieras, los competidores.
c. Mixto: este tipo de público ocupa una posición intermedia respecto de las posiciones extremas entre el público Interno y el público Externo. Hay dos tipos de públicos mixtos:
1. Mixto Semi-interno: en este grupo están los clientes reales, los familiares de los empleados, los proveedores y distribuidores exclusivos.
2. Mixto Semi-externo: en este grupo se pueden incluir a los clientes ocasionales, sindicatos, bancos en donde operan los accionistas
2. Opinión pública
E l objetivo de las RRPP es el desarrollo de una opinión pública favorable hacia una institución social, económica o política. Un entendimiento de la formación del proceso de opinión pública y cambio de actitud, es básico para las relaciones públicas. La opinión pública no es una entidad con forma y sustancia tangible, sino un conjunto de creencias, ilusiones y puntos de vista racionales e irracionales que expresan las actitudes de los individuos quienes forman al público.
Un “público” desde el punto de vista de opinión pública, es un grupo de gente con intereses similares, quienes tienen una opinión común sobre un tema controversial. Cada persona está identificada con varios públicos, cada uno de los cuales puede estar involucrados en el proceso de formación de opinión; un individuo puede ser miembro de grupos étnicos, familiares, de vecindario, sociales, políticos, religiosos, educacionales, de oficio, profesioanles, y algunos otros y encontrarse con problemas controversiales e involucrados en la formación de opinión pública.
RELEVANCIA DE IDENTIFICAR A LOS PÚBLICOS EN EMPRESAS, ORGANIZACIONES E INSTITUCIONES
En los años 40 el sociólogo Herbert Blummer y el filósofo John Dewey definieron a los públicos de manera que proporcionaron dos de los conceptos más claros y útiles que siguen actualmente en vigencia. Blummer distinguía entre públicos y masas. Insistía en que la masa es heterogénea mientras que el público es homogéneo. Los miembros de un público tienen algo en común y están afectados por el mismo problema o tema. Según Blummer un público es un grupo de individuos que:
• Se ve enfrentado a un problema o tema.
• Está dividido en sus ideas respecto a la manera de hacer frente al problema.
• Discute sobre el problema.
Por otro lado John Dewey definió al público de forma muy parecida diciendo que es un grupo de personas que:
• Se enfrenta a un problema similar.
• Reconoce que el problema existe.
• Se organiza para hacer algo con respecto al problema.
Ambas definiciones empiezan manifestando que los miembros de un grupo detectan un problema y se organizan para hacer algo al respecto.
Los públicos son individuos que detectan los mismos problemas y planean conductas similares para tratarlos. Funcionan como un único sistema porque reciben y procesan la información produciendo conductas similares. De esta forma el concepto de consecuencias conecta y aglutina los problemas de RRPP, los públicos y los vínculos. Cuando las organizaciones tienen consecuencias sobre los individuos externos a ella, esas consecuencias crean problemas a los afectados. Hay gente que detecta esas consecuencias o reconoce que hay un problema. De esta manera se convierten en miembros de un público. Así pues las consecuencias crean las condiciones necesarias para que se formen los públicos y la presencia de estos cree un problema de RRPP a la organización.
Tipos de públicos: la definición de John Dewey en cuanto al público contiene tres condiciones necesarias para que exista el público:
• Se enfrenta a un problema similar.
• Reconoce que el problema existe.
• Se organiza para hacer algo con respecto al problema.
Si reconocemos que algunos públicos cumplen la 1ª o la 2ª condición pero no la 2ª o la 3ª podemos utilizar la definición de John Dewey para identificar los tipos de públicos:
1º. El no-público: es un público al que no se le aplica ninguna de las tres condiciones porque la organización no tendría consecuencias sobre el grupo o este no tendría consecuencias para la organización.
2º. El público latente: se refiere a cuando los miembros de un grupo se enfrentan a un problema similar creado por las consecuencias de una organización pero no detecta el problema.
3º. El público informado: es cuando el público reconoce el problema.
4º. El público activo: es cuando el público se organiza para discutir y hacer algo con respecto al problema.
Si los directores de RRPP son capaces de determinar en que categoría se encuentran sus públicos, podrán desarrollar una estrategia apropiada de RRPP para cada uno de ellos. Si el profesional de RRPP detecta un no público la organización no tiene ningún problema de RRPP y no tiene porque preocuparse de este público. Otros profesionales esperan a que los públicos se conviertan en activos antes de atender un problema de RRPP, pero ahí se equivocan porque la organización si decide no comunicarse con un público latente, corre el riesgo de que este se convierta en informado o activo antes de que la organización tenga la oportunidad de comunicarse con él con respecto a las consecuencias que lo afectan.
Cuando un público esté informado de las consecuencias, la organización debe comunicarse con él antes de que este se oponga de manera activa a la organización o busque remedio o compensación del gobierno u otros vínculos posibilitadores.
Si la organización no se comunica con un público informado ese público buscará la información de otras fuentes pudiendo distorsionar la naturaleza o la gravedad de las consecuencias de la organización.
Cuando un público se convierte en activo, el profesional de RRPP tendrá mucha más dificultad para comunicarse con él. Este público ha tomado una decisión y ha entrado en la dinámica de comportarse o actuar de una manera determinada.
UNA TEORÍA SITUACIONAL PARA IDENTIFICAR A LOS PÚBLICOS
Los públicos que se forman en torno a problemas o temas difieren en el grado en que son conscientes del problema y en el grado en que hacen algo respecto al mismo. Grunig ha desarrollado una teoría para explicar como y cuando se comunican los públicos y cuando es más probable que esa comunicación sea más eficaz. La teoría proporciona un conjunto bien desarrollado de variables que los directores de RRPP pueden medir por medio de investigaciones que identifiquen y clasifiquen a los públicos. La teoría es una teoría situacional que dice que las conductas de comunicación de los públicos pueden ser mejor entendida midiendo la manera en que los miembros de los públicos perciben las situaciones en que son afectadas por unas consecuencias de la organización como por ejemplo la contaminación, la calidad, el cierre de las fábricas, contratos en prácticas, etc.
Esta teoría tiene tres variables principales independientes. Las variables independientes de la teoría de Grunig pueden aislar a personas que forman parte de públicos respecto de los que no pertenecen a ninguno. También pueden indicar cuando la gente se comunica de manera activa o pasiva con respecto al tema y al hacerlo identificarán que públicos son latentes y cuales son conscientes, o sea, informados o activos.
La 1ª variable independiente es el reconocimiento del problema. Hay dos variables dependientes que vienen explicadas por ella: la 1ª es la búsqueda de información y la 2ª el procesamiento de la información. La gente no se detiene en una situación al menos que crean o perciban que hay que hacer algo para mejorarla.
La 1ª variable dependiente, la búsqueda de la información, puede llamarse también conducta activa de comunicación. Al comunicarse de forma activa los miembros de los públicos buscan información que una vez obtenida intentan comprender. Así los públicos cuyos miembros buscan información se convierten en públicos más informados que aquellos cuyos miembros no se comunican o solamente procesan la información.
La 2ª variable dependiente, el procesamiento de la información, puede definirse como una conducta pasiva de comunicación. Los miembros de estos públicos no buscan información sino que suelen procesar lo que les llega por azar, es decir, sin esfuerzo alguno por su parte. En definitiva quien reconoce un problema buscará información porque lo necesita para planificar una conducta respecto al problema.
La 2ª variable independiente es el reconocimiento de las restricciones. Se refiere a que el reconocimiento del problema aumenta la búsqueda y el procesado de información, así como los efectos de la comunicación. Reconocer que existen restricciones representa el grado en que la gente percibe que existen restricciones o limitaciones que acotan su libertada para planificar su propia conducta en una situación. Un nivel alto de reconocimiento de restricciones disminuye el que la gente busque información con relación a una consecuencia de la organización o que preste atención y procese la información respecto a la consecuencia que le llega al azar.
La 3ª variable independiente es el nivel de involucración. Este nivel ayuda a distinguir si la conducta de comunicación del individuo será activa o pasiva. El nivel de involucración representa el grado en que la gente se conecta con la situación. Cuando una persona se siente involucrada en un determinado tema o situación tenderá a buscar información de manera activa porque está involucrada en su propia conducta y necesita información para planificar y controlar la conducta. Por tanto, un público involucrado generalmente es el público más activo. Buscará y procesará la información utilizándola para desarrollar ideas, actitudes y conductas.
Viendo estas tres variables se pueden definir los públicos:
En primer lugar, el alto reconocimiento del problema: el poco reconocimiento de las restricciones y el alto nivel de involucración incrementan la búsqueda de información.
En segundo lugar, el alto reconocimiento del problema y el bajo reconocimiento de las restricciones incrementan el procesado de información.
En tercer lugar el nivel de involucración tiene un efecto limitado sobre el procesado de la información.
En conclusión: la teoría situacional puede utilizarse más eficazmente para identificar públicos cuando se desarrollan combinaciones diferentes de las tres variables independientes.
1.1 Interno
1.2 Externo
1.3 Mixto
1.3.1 Mixto Semi-interno
1.3.2 Mixto Semi-externo
Es un término colectivo para designar a un conjunto de personas estrechamente relacionadas entre sí por los intereses y afinidades que le son comunes y que comparten un sentimiento de solidaridad.
Se pueden determinar tres tipos de públicos:
a. Interno: es aquel en el que existe una relación y una afinidad muy directa con el fin común de la organización. Ej.: los empleados, directivos, los accionistas mayoritarios.
b. Externo: es aquel que no tiene relación directa con la organización. Ej.: las autoridades gubernamentales, entidades económicas, financieras, los competidores.
c. Mixto: este tipo de público ocupa una posición intermedia respecto de las posiciones extremas entre el público Interno y el público Externo. Hay dos tipos de públicos mixtos:
1. Mixto Semi-interno: en este grupo están los clientes reales, los familiares de los empleados, los proveedores y distribuidores exclusivos.
2. Mixto Semi-externo: en este grupo se pueden incluir a los clientes ocasionales, sindicatos, bancos en donde operan los accionistas
2. Opinión pública
E l objetivo de las RRPP es el desarrollo de una opinión pública favorable hacia una institución social, económica o política. Un entendimiento de la formación del proceso de opinión pública y cambio de actitud, es básico para las relaciones públicas. La opinión pública no es una entidad con forma y sustancia tangible, sino un conjunto de creencias, ilusiones y puntos de vista racionales e irracionales que expresan las actitudes de los individuos quienes forman al público.
Un “público” desde el punto de vista de opinión pública, es un grupo de gente con intereses similares, quienes tienen una opinión común sobre un tema controversial. Cada persona está identificada con varios públicos, cada uno de los cuales puede estar involucrados en el proceso de formación de opinión; un individuo puede ser miembro de grupos étnicos, familiares, de vecindario, sociales, políticos, religiosos, educacionales, de oficio, profesioanles, y algunos otros y encontrarse con problemas controversiales e involucrados en la formación de opinión pública.
RELEVANCIA DE IDENTIFICAR A LOS PÚBLICOS EN EMPRESAS, ORGANIZACIONES E INSTITUCIONES
En los años 40 el sociólogo Herbert Blummer y el filósofo John Dewey definieron a los públicos de manera que proporcionaron dos de los conceptos más claros y útiles que siguen actualmente en vigencia. Blummer distinguía entre públicos y masas. Insistía en que la masa es heterogénea mientras que el público es homogéneo. Los miembros de un público tienen algo en común y están afectados por el mismo problema o tema. Según Blummer un público es un grupo de individuos que:
• Se ve enfrentado a un problema o tema.
• Está dividido en sus ideas respecto a la manera de hacer frente al problema.
• Discute sobre el problema.
Por otro lado John Dewey definió al público de forma muy parecida diciendo que es un grupo de personas que:
• Se enfrenta a un problema similar.
• Reconoce que el problema existe.
• Se organiza para hacer algo con respecto al problema.
Ambas definiciones empiezan manifestando que los miembros de un grupo detectan un problema y se organizan para hacer algo al respecto.
Los públicos son individuos que detectan los mismos problemas y planean conductas similares para tratarlos. Funcionan como un único sistema porque reciben y procesan la información produciendo conductas similares. De esta forma el concepto de consecuencias conecta y aglutina los problemas de RRPP, los públicos y los vínculos. Cuando las organizaciones tienen consecuencias sobre los individuos externos a ella, esas consecuencias crean problemas a los afectados. Hay gente que detecta esas consecuencias o reconoce que hay un problema. De esta manera se convierten en miembros de un público. Así pues las consecuencias crean las condiciones necesarias para que se formen los públicos y la presencia de estos cree un problema de RRPP a la organización.
Tipos de públicos: la definición de John Dewey en cuanto al público contiene tres condiciones necesarias para que exista el público:
• Se enfrenta a un problema similar.
• Reconoce que el problema existe.
• Se organiza para hacer algo con respecto al problema.
Si reconocemos que algunos públicos cumplen la 1ª o la 2ª condición pero no la 2ª o la 3ª podemos utilizar la definición de John Dewey para identificar los tipos de públicos:
1º. El no-público: es un público al que no se le aplica ninguna de las tres condiciones porque la organización no tendría consecuencias sobre el grupo o este no tendría consecuencias para la organización.
2º. El público latente: se refiere a cuando los miembros de un grupo se enfrentan a un problema similar creado por las consecuencias de una organización pero no detecta el problema.
3º. El público informado: es cuando el público reconoce el problema.
4º. El público activo: es cuando el público se organiza para discutir y hacer algo con respecto al problema.
Si los directores de RRPP son capaces de determinar en que categoría se encuentran sus públicos, podrán desarrollar una estrategia apropiada de RRPP para cada uno de ellos. Si el profesional de RRPP detecta un no público la organización no tiene ningún problema de RRPP y no tiene porque preocuparse de este público. Otros profesionales esperan a que los públicos se conviertan en activos antes de atender un problema de RRPP, pero ahí se equivocan porque la organización si decide no comunicarse con un público latente, corre el riesgo de que este se convierta en informado o activo antes de que la organización tenga la oportunidad de comunicarse con él con respecto a las consecuencias que lo afectan.
Cuando un público esté informado de las consecuencias, la organización debe comunicarse con él antes de que este se oponga de manera activa a la organización o busque remedio o compensación del gobierno u otros vínculos posibilitadores.
Si la organización no se comunica con un público informado ese público buscará la información de otras fuentes pudiendo distorsionar la naturaleza o la gravedad de las consecuencias de la organización.
Cuando un público se convierte en activo, el profesional de RRPP tendrá mucha más dificultad para comunicarse con él. Este público ha tomado una decisión y ha entrado en la dinámica de comportarse o actuar de una manera determinada.
UNA TEORÍA SITUACIONAL PARA IDENTIFICAR A LOS PÚBLICOS
Los públicos que se forman en torno a problemas o temas difieren en el grado en que son conscientes del problema y en el grado en que hacen algo respecto al mismo. Grunig ha desarrollado una teoría para explicar como y cuando se comunican los públicos y cuando es más probable que esa comunicación sea más eficaz. La teoría proporciona un conjunto bien desarrollado de variables que los directores de RRPP pueden medir por medio de investigaciones que identifiquen y clasifiquen a los públicos. La teoría es una teoría situacional que dice que las conductas de comunicación de los públicos pueden ser mejor entendida midiendo la manera en que los miembros de los públicos perciben las situaciones en que son afectadas por unas consecuencias de la organización como por ejemplo la contaminación, la calidad, el cierre de las fábricas, contratos en prácticas, etc.
Esta teoría tiene tres variables principales independientes. Las variables independientes de la teoría de Grunig pueden aislar a personas que forman parte de públicos respecto de los que no pertenecen a ninguno. También pueden indicar cuando la gente se comunica de manera activa o pasiva con respecto al tema y al hacerlo identificarán que públicos son latentes y cuales son conscientes, o sea, informados o activos.
La 1ª variable independiente es el reconocimiento del problema. Hay dos variables dependientes que vienen explicadas por ella: la 1ª es la búsqueda de información y la 2ª el procesamiento de la información. La gente no se detiene en una situación al menos que crean o perciban que hay que hacer algo para mejorarla.
La 1ª variable dependiente, la búsqueda de la información, puede llamarse también conducta activa de comunicación. Al comunicarse de forma activa los miembros de los públicos buscan información que una vez obtenida intentan comprender. Así los públicos cuyos miembros buscan información se convierten en públicos más informados que aquellos cuyos miembros no se comunican o solamente procesan la información.
La 2ª variable dependiente, el procesamiento de la información, puede definirse como una conducta pasiva de comunicación. Los miembros de estos públicos no buscan información sino que suelen procesar lo que les llega por azar, es decir, sin esfuerzo alguno por su parte. En definitiva quien reconoce un problema buscará información porque lo necesita para planificar una conducta respecto al problema.
La 2ª variable independiente es el reconocimiento de las restricciones. Se refiere a que el reconocimiento del problema aumenta la búsqueda y el procesado de información, así como los efectos de la comunicación. Reconocer que existen restricciones representa el grado en que la gente percibe que existen restricciones o limitaciones que acotan su libertada para planificar su propia conducta en una situación. Un nivel alto de reconocimiento de restricciones disminuye el que la gente busque información con relación a una consecuencia de la organización o que preste atención y procese la información respecto a la consecuencia que le llega al azar.
La 3ª variable independiente es el nivel de involucración. Este nivel ayuda a distinguir si la conducta de comunicación del individuo será activa o pasiva. El nivel de involucración representa el grado en que la gente se conecta con la situación. Cuando una persona se siente involucrada en un determinado tema o situación tenderá a buscar información de manera activa porque está involucrada en su propia conducta y necesita información para planificar y controlar la conducta. Por tanto, un público involucrado generalmente es el público más activo. Buscará y procesará la información utilizándola para desarrollar ideas, actitudes y conductas.
Viendo estas tres variables se pueden definir los públicos:
En primer lugar, el alto reconocimiento del problema: el poco reconocimiento de las restricciones y el alto nivel de involucración incrementan la búsqueda de información.
En segundo lugar, el alto reconocimiento del problema y el bajo reconocimiento de las restricciones incrementan el procesado de información.
En tercer lugar el nivel de involucración tiene un efecto limitado sobre el procesado de la información.
En conclusión: la teoría situacional puede utilizarse más eficazmente para identificar públicos cuando se desarrollan combinaciones diferentes de las tres variables independientes.
lunes, 12 de octubre de 2009
UNIDAD II LAS RELACIONES PÚBLICAS COMO FUNDACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN( tema del Parcial)
UNIDAD II: Las Relaciones Públicas como fundación de la organización
2.1 La Organización como institución social a través del trabajo desempeñado por el Departamento de las Relaciones Públicas de una empresa de alojamiento
La gerencia General, en su mayoría, reconocen que las RRPP les proporciona imagen, la cual asegura el prestigio del hotel sobre la base de los servicios prestados y de una buena comunicación con todos los públicos. Sin duda que toda empresa busca ampliarse y crece tanto en imagen como en dimensión. Asimismo, busca establecer una calidad mayor con relación a los demás establecimientos de su género. La imagen genera estabilidad, equilibrando los problemas coyunturales desfavorables con los aspectos positivos que ya tenga consolidado el hotel. La imagen también implica programas de apoyo social y de servicio a la comunidad. El hotel crea fuentes de trabajo, fomenta la influencia cultural en la zona y capta divisas para el país.
Aproximación a un modelo de organización en hotelería
Es imposible tratar de establecer un modelo específico de organización hotelera. Cada hotel tiene el suyo propio, dependiendo de su estructura y funcionamiento. Sin embargo, existen ciertos principios básicos que siempre se toman en cuenta, tales como:
ü Determinación del trabajo que debe realizarse para alcanzar los objetivos.
ü Agrupación del trabajo en puestos relacionados y equilibrados dentro de departamentos.
ü Delegación de autoridad y responsabilidades.
ü Comunicación entre los diferentes puestos y departamentos para facilitar el trabajo en grupo
ü Control preciso de los empleados.
El Dpto. de RRPP, es responsable de todas las actividades encaminadas a conservar y mejorar la imagen de la organización, dentro y fuera de cada establecimiento. Es importante que este departamento se encargue de la imagen global de la organización, porque así se conseguirá un mayor impacto en el mercado. Además debe tener conocimientos sobre tarifas, promociones, debe conocer perfectamente las características físicas del hotel con mayor incidencia en aquellas destinadas a la celebración de eventos y políticas establecidas por el hotel. El conocimiento previo de los mismos logra los mejores resultados en la captación de clientes.
Funciones que debe desempeñar un relacionista público dentro de la organización hotelera:
ü Atiende cortés y amablemente a cualquier cliente que solicite información de servicios de grupos, eventos especiales y convenciones que preste el hotel, tratando de complacerlo eficazmente.
ü Mantener contacto regular con los clientes potenciales que han solicitado información e interés en celebrar eventos en el hotel.
ü Recibe la solicitud de reservaciones de los grupos que desean realizar eventos en el hotel.
ü Informa con anticipación a través de memorándum interno, a todos los departamentos del hotel, la fecha de los eventos a celebrarse.
ü Comprueba que las instrucciones dadas sobre servicios a rendir a un grupo han sido distribuidas y entendidas por todos los departamentos.
ü Esta al corriente de los costos de alimentos y bebidas de los servicios de banquetes.
ü Procede a contratar los servicios externos cuando el hotel no dispone de medios suficientes.
ü Lleva actualizada la lista de empresas proveedoras de servicios no existentes en el hotel, así como los costos de las mismas.
ü Está presente a lo largo de la celebración de eventos especiales para asegurar el mayor éxito.
ü Realiza la facturación de los eventos efectuados, así como el proceso crediticio antes de su realización, conforme a las normas establecidas por el hotel.
ü Envía al cliente una carta de agradecimiento después de haber conocido los resultados del evento.
2.2 Agencia de Viajes
El abaratamiento de los costos de la intermediación es fruto, entre otras consideraciones, de la sustitución de funciones que antes realizaban algunos componentes, de la entrada de nuevos competidores con precios más bajos y de la introducción de los nuevos sistemas de información en los procesos de producción. De esta manera, el papel desempeñado por cada uno de los actores de la comercialización se está proyectando de una manera bien distinta en sus relaciones con el resto. La fuerte rivalidad en el sector de la comercialización turística está llevando:
ü A los Prestadores a tratar directamente con los consumidores a través de nuevos sistemas de información y comunicación, el marketing directo, la venta por catálogo o sustituyendo la venta que se efectúa mediante las agencias de viajes por equipos propios de venta.
ü A los Operadores Turísticos a practicar la integración vertical y a expandir sus redes de oficinas por todo el mundo, con agencias propias, franquicias o con contratos muy cerrados.
ü A las Agencias de Viajes a concentrarse vertical y horizontalmente, a especializarse, a implantar un agente o un terminal dentro de las empresas y a establecer nuevas formas de gestión de cuentas de clientes
Las agencias de viajes distribuyen en general productos turísticos creados por los prestadores o por los operadores turísticos, a cambio de una comisión que está incluida en el precio final. A su vez, los agentes de viajes receptores se responsabilizan de los servicios y actividades auxiliares requeridos por los prestadores o por los operadores turísticos. Adicionalmente, suelen componer ellas mismas algunos paquetes turísticos.
Las RRPP están enmarcadas en dentro de un triángulo (Prestador-comercializador-consumidor) y será distinta según sea la cobertura del mercado y la interacción con los mismos. Las Agencia de Viajes informan a base de publicidad directa sobre el consumidor le presenta el folleto o catálogo y le avisa de la disponibilidad a fin que reaccione y reserve.
Una vez conocida la necesidad del cliente y la posibilidad de que se convierta en cliente efectivo, se trata de acercarse a él de la manera más eficaz posible. Por lo tanto, hay que buscar argumentos que no exasperen de entrada al posible cliente y le animen a aceptar el contacto. Se trata de adelantarse al cliente o consumidor de los beneficios del producto, el incentivo indirecto consistente en un obsequio identificador del producto o la propia negociación del precio. Por otra parte, la formación permanente juega un papel muy importante ya que el asesor de viajes debe conocer íntimamente el producto y cada modificación que se incorpore a su estructura, la evolución de los consumidores, además de los movimientos del entorno y de las nuevas tecnologías.
2.3 Jerarquía del Departamento de las Relaciones Públicas en la estructura Organizacional
El Dpto de RRPP tiene entre sus funciones una gran variedad y complejidad de actividades: La revisión de la campaña de imagen, la interpretación de los sondeos de opinión pública, la búsqueda de espacios en los medios, la preparación de un evento especial complejo, el chequeo periódico del presupuesto, el análisis del centimetraje de prensa, los problemas del personal. No resulta fácil proponer un organigrama ideal para el departamento de Relaciones Públicas, pues su estructura está sujeta a la naturaleza de cada organización, así como también a sus fines y magnitud. Naturalmente, existe un gerente o Director de las RRPP que planifica y coordina la gestión de imagen de la organización. Es el líder que asesora, formula y ejecuta la política del Dpto, reportándole al máximo nivel de dirección y teniendo bajo su responsabilidad las unidades de Publicidad, Prensa y Eventos; Relaciones y Protocolo. Asimismo dispone de un personal mínimo y todos juntos responden a la coordinación de la gerencia que tiene bajo su responsabilidad la proyección de la imagen de la organización, a través de un plan que aspira influir positivamente en la opinión pública mediante la veracidad, la actuación responsable y la buena atención al público.
Elegir un tramo de control administrativo en la jerarquía organizacional es importante por dos razones. En primer término, el tramo puede influir en lo que ocurra con las relaciones laborales. Un tramo demasiado amplio podría significar que los gerentes se extienden demasiado y que los empleados reciben poca dirección o control. El segundo, el tramo puede afectar la velocidad de las decisiones que se toman en situaciones que implican, por necesidad, diversos niveles de la jerarquía organizacional. Los niveles estrechos de administración producen jerarquías altas con muchos niveles entre los gerentes del punto más alto y el más bajo. En estas organizaciones, una larga cadena de mando demora la toma de decisiones, lo cual es una desventaja en un ambiente que cambia con rapidez. Por otra parte, los tramos grandes, producen jerarquías planas, con menos niveles administrativos entre la cima y la base. La siguiente figura contiene organigrama de jerarquía alta y una jerarquía plana.
Jerarquía Alta
Jerarquía Plana
En años recientes, una de las tendencias más notorias apunta hacia jerarquías más planas para las organizaciones.
El director de RRPP eficaz desarrolla y mantiene una estructura para el sistema o subsistema que dirige, es decir, organiza un departamento o unidad de trabajo, realiza descripciones de los puestos de trabajo y asigna el personal. En primer lugar el RRPP al elegir la estructura se pregunta qué funciones puede proporcionar el departamento de RRPP que ayuden a la organización a adoptarse y controlar su entorno. Haciendo alusión a los cuatro modelos:
• Modelo agente de prensa o publicity: función de generar propaganda.
• Modelo de información pública: función de informar.
• Modelo asimétrico bidireccional: función de proporcionar persuasión científica.
• Modelo simétrico bidireccional: función de comprensión mutua.
Por tanto, el director de RRPP elegirá la función que sea mejor para la organización examinando el entorno de la misma y eligiendo la estructura apropiada para proporcionar tal función.
La estructura puede ser tanto vertical como horizontal.
La estructura vertical
La estructura vertical establece relaciones entre superiores y subordinados en un departamento de RRPP. Las organizaciones acostumbran a desarrollar ese tipo de estructuras que distribuyen el poder de la toma de decisiones por toda la organización o departamento y que son apropiadas para la clase de entorno al que se enfrentan. Los entornos complejos exigen estructuras verticales flexibles. Por el contrario, las estructuras verticales rígidas se utilizan en entornos estáticos. Cuanto mayor es la cantidad de poder concentrada en unos pocos, más estructurada es la jerarquía vertical. Por el contrario, cuanto mayor poder se reparta entre directivos y subordinados más desestructurada es la jerarquía vertical.
Las características son:
1ª. Centralización. Se refiere al grado de concentración del poder de tomar decisiones en la alta dirección. Cuanto más centralizado está el poder, mayores restricciones tiene la gente a comportarse como quiere. Por tanto, a menor poder centralizado, mayor autonomía tendrán los empleados.
2ª. Formalización. Las organizaciones formales están sometidas a una regulación, desalientan la innovación y siguen un organigrama estricto. Todos los empleados tienen una descripción del puesto de trabajo y son penalizadas por realizar tareas fuera de esta descripción. Las jerarquías estructuradas son formales y el grado de formalización de una organización está determinado por las normas publicadas, los organigramas y los procedimientos.
3ª. La estratificación. Las jerarquías estructuradas están más estratificadas que las que no lo son. La estratificación significa que algunos roles son más importantes que otros. Al empleado que ocupa las funciones más importantes se le paga más y tiene un prestigio mayor. Las organizaciones estructuradas dejan muy claro que empleados son más esenciales.
4ª. La complejidad. Las organizaciones con entornos complejos acostumbran a convertirse también en complejas a fin de tratar con el entorno. Este tipo de organización desempeña roles más especializados, tiene empleados más instruidos y más profesionalizados. También dispone de mayor número y opera en lugares más dispersos.
La estructura horizontal
La estructura horizontal descompone el trabajo del departamento de RRPP en unidades más pequeñas. Define la división de la mano de obra en un solo nivel de autoridad y definen los roles y tareas de las subunidades de un departamento.
Existen varias estructuras horizontales:
1ª. Estructura por públicos. El departamento de RRPP tiene componentes y directores de nivel medio para grandes grupos de públicos. Estos componentes influyen con frecuencia en las relaciones con los medios, con los empleados, con la comunidad, gubernamentales, con públicos especiales, con públicos activistas, etc.
2ª. Estructura por procesos directivos. El departamento de RRPP tiene componentes que corresponden a procesos directivos como la planificación, evaluación, comunicación o investigación. Este tipo de estructura funciona mejor cuando la vertical ha sido descentralizada para involucrar a más gente en los componentes clave de la toma de decisiones. Además funciona mejor con los modelos bidireccionales de comunicación adecuados para organizaciones con entornos complejos.
3ª. Estructura por técnica de comunicación. El departamento de RRPP tiene unidades que se corresponden con grandes técnicas de comunicación como los servicios de prensa, producciones audiovisuales o de comunicaciones. Esta estructura con frecuencia aparece en las organizaciones que practican los modelos de prensa o publicity y de información pública.
4ª. Estructura por región geográfica. Las organizaciones que se encuentran en una región, estado o país, tienen por costumbre establecer componentes de RRPP en cada lugar. Normalmente esta estructura es combinada con alguna otra.
5ª. Sistema de ejecutivo de cuentas. Las empresas asesoras de RRPP utilizan este sistema cuando asignan diferentes empleados para cada cliente. Su ventaja es que proporciona una función diferente de RRPP para que encaje en los entornos y estructuras de las organizaciones clientes, por eso su estructura puede cambiar en gran medida.
6ª. Estructura por subsistema de la organización. La estructura del subsistema es una variación del sistema de ejecutivo de cuentas cuando se utiliza en departamento de RRPP integrados, es decir, diferentes profesionales hacen de ejecutivos de cuentas para diferentes subsistemas de la organización, su trabajo es, proporcionar información respecto a los subsistemas a los que sirven.
7ª. Combinación de métodos. Pocas estructuras horizontales utilizan solo uno de estos métodos, pueden combinar por ejemplo los públicos, el proceso directivo o los modelos geográficos.
2.4 Diferencias entre públicos internos y externos de la organización
Los públicos no son una masa invisible y silenciosa, sino un elemento que debe ser tomado permanentemente en cuenta, por lo tanto; el perceptor de la comunicación puede separarse en tres categorías, a saber: el público externo, el intermedio y el público interno. El externo está conformado por la clientela, los ciudadanos, la comunidad, con sus integrantes individuales o colectivos, proveedores, gobierno, competencia, clientes potenciales. El intermedio, por grupos que están estrechamente vinculados con la organización, pero que no están en la nómina, tal es el caso de los familiares de los trabajadores, turistas, huéspedes, dirigentes sindicales, líderes gremiales. El Público interno está integrado por los miembros de la empresa o institución, por el personal que está en nómina, accionistas, directivos, personal fijo y contratado, pasantes, obreros exceptuando a los líderes sindicales.
Para cada uno de los públicos seleccionados se deben determinar las siguientes características:
ü Demográfica: Sexo, edad, clase socioeconómica, profesión, tipología de cliente ( cuando corresponda)
ü Psicográfica: Actitudes, creencias, estilo de vida.
ü Conductual: Lealtad, seguimiento, post-venta.
ü Mediagráfica: Medios de comunicación que usan con preferencia, indicando programas en el caso de la radio y la televisión
ü Geográfica: Ubicación y área de acción de mercado.
Objetivos con los públicos internos: Lo que se prioriza fundamentalmente, con referencia a los públicos internos, es la formación o constitución del llamado "grupo empresa", es decir, que la totalidad de los integrantes de la organización, desde el más elevado directivo o ejecutivo hasta los empleados de menor nivel jerárquico, constituyan un grupo, en el auténtico sentido de la palabra "grupo" a un conjunto de personas que poseen un objetivo común e interaccionan entre sí. Pero, es menester destacar que sólo merced a la comunicación puede establecerse el objetivo común, lo mismo que la interacción. Para que esto pueda realizarse es necesario que se establezca entre ellas un sistema de comunicación, que es el medio básico indispensable para la formación del denominado grupo empresa en una organización.
Es indudable que éste no es el único objetivo de las relaciones públicas con referencia a los públicos internos, pues existen otros tales como; sentido de pertenencia a la organización, elevación del grado de satisfacción de los recursos humanos, creación de una cultura de venta en todas las escalas y dependencias, etc., pero, todos los demás objetivos devendrán como consecuencia de lograrse la formación del grupo empresa dentro de la organización.
A los efectos de la creación del "grupo empresa", cada una de las áreas o departamentos de la entidad deberá reunir a sus integrantes periódicamente, bajo la dirección del correspondiente jefe, quien deberá organizar, promover y dirigir la realización de tres tipos de comunicación:
En primer lugar, hablará el superior dando las indicaciones, órdenes, comunicación de nuevas metas, correcciones, etc. (comunicación de arriba para abajo).
La segunda etapa de la reunión, es la cual el jefe estimulará a sus subordinados para que hagan sugerencias sobre el mejor modo de llevar a cabo el trabajo a cargo del área o sección.
La tercera etapa consiste en que los presentes coordinen sus trabajos y actividades con el propósito de evitar que, por falta de comunicación adecuada, se produzcan desentendimientos y fricciones entre los diversos sectores de la organización.
Beneficios aportados por el grupo empresa:
Innumerables son los beneficios producidos por la implementación de un sistema tendiente a la formación del grupo empresa para cualquier organización:
Eleva el rendimiento o productividad del trabajador, dado que éste se siente partícipe e involucrado en las decisiones adoptadas, pues ha participado en la elaboración de las mismas.
Se produce una sensible disminución de los costos, debido a la eficiencia con que los recursos humanos cumplen sus respectivas labores.
Se logra una capacitación permanente del personal, tanto de los jefes como de los subordinados. En las reuniones periódicas, por medio de las enseñanzas e indicaciones que los superiores hacen a sus subordinados.
Se estimula la creatividad.
Se crea un espíritu de pertenencia.
Objetivos con los públicos externos: Básicamente son dos los objetivos a ser perseguidos por las relaciones públicas con referencia a los públicos externos:
Proyectar una imagen positiva en dichos públicos haciendo que los mismos experimenten simpatía hacia nuestra empresa o institución y nos brinden su apoyo y comprensión.
Lograr, por medio de un dialogo permanente, la concordancia de intereses entre la organización y sus diversos públicos para beneficio de ambas partes.
Las Relaciones públicas constituyen una actividad esencial, por medio de las cuales las empresas, las asociaciones y los organismos gubernamentales se comunican con los diversos públicos para:
Transmitir una imagen fiel y exacta de la Empresa.
Establecer un entendimiento mutuo
Hacer conocer su valor como fuente de trabajo, su aporte a la Economía Nacional y su prestigio en el orden internacional
Su contribución a la comunidad
2.1 La Organización como institución social a través del trabajo desempeñado por el Departamento de las Relaciones Públicas de una empresa de alojamiento
La gerencia General, en su mayoría, reconocen que las RRPP les proporciona imagen, la cual asegura el prestigio del hotel sobre la base de los servicios prestados y de una buena comunicación con todos los públicos. Sin duda que toda empresa busca ampliarse y crece tanto en imagen como en dimensión. Asimismo, busca establecer una calidad mayor con relación a los demás establecimientos de su género. La imagen genera estabilidad, equilibrando los problemas coyunturales desfavorables con los aspectos positivos que ya tenga consolidado el hotel. La imagen también implica programas de apoyo social y de servicio a la comunidad. El hotel crea fuentes de trabajo, fomenta la influencia cultural en la zona y capta divisas para el país.
Aproximación a un modelo de organización en hotelería
Es imposible tratar de establecer un modelo específico de organización hotelera. Cada hotel tiene el suyo propio, dependiendo de su estructura y funcionamiento. Sin embargo, existen ciertos principios básicos que siempre se toman en cuenta, tales como:
ü Determinación del trabajo que debe realizarse para alcanzar los objetivos.
ü Agrupación del trabajo en puestos relacionados y equilibrados dentro de departamentos.
ü Delegación de autoridad y responsabilidades.
ü Comunicación entre los diferentes puestos y departamentos para facilitar el trabajo en grupo
ü Control preciso de los empleados.
El Dpto. de RRPP, es responsable de todas las actividades encaminadas a conservar y mejorar la imagen de la organización, dentro y fuera de cada establecimiento. Es importante que este departamento se encargue de la imagen global de la organización, porque así se conseguirá un mayor impacto en el mercado. Además debe tener conocimientos sobre tarifas, promociones, debe conocer perfectamente las características físicas del hotel con mayor incidencia en aquellas destinadas a la celebración de eventos y políticas establecidas por el hotel. El conocimiento previo de los mismos logra los mejores resultados en la captación de clientes.
Funciones que debe desempeñar un relacionista público dentro de la organización hotelera:
ü Atiende cortés y amablemente a cualquier cliente que solicite información de servicios de grupos, eventos especiales y convenciones que preste el hotel, tratando de complacerlo eficazmente.
ü Mantener contacto regular con los clientes potenciales que han solicitado información e interés en celebrar eventos en el hotel.
ü Recibe la solicitud de reservaciones de los grupos que desean realizar eventos en el hotel.
ü Informa con anticipación a través de memorándum interno, a todos los departamentos del hotel, la fecha de los eventos a celebrarse.
ü Comprueba que las instrucciones dadas sobre servicios a rendir a un grupo han sido distribuidas y entendidas por todos los departamentos.
ü Esta al corriente de los costos de alimentos y bebidas de los servicios de banquetes.
ü Procede a contratar los servicios externos cuando el hotel no dispone de medios suficientes.
ü Lleva actualizada la lista de empresas proveedoras de servicios no existentes en el hotel, así como los costos de las mismas.
ü Está presente a lo largo de la celebración de eventos especiales para asegurar el mayor éxito.
ü Realiza la facturación de los eventos efectuados, así como el proceso crediticio antes de su realización, conforme a las normas establecidas por el hotel.
ü Envía al cliente una carta de agradecimiento después de haber conocido los resultados del evento.
2.2 Agencia de Viajes
El abaratamiento de los costos de la intermediación es fruto, entre otras consideraciones, de la sustitución de funciones que antes realizaban algunos componentes, de la entrada de nuevos competidores con precios más bajos y de la introducción de los nuevos sistemas de información en los procesos de producción. De esta manera, el papel desempeñado por cada uno de los actores de la comercialización se está proyectando de una manera bien distinta en sus relaciones con el resto. La fuerte rivalidad en el sector de la comercialización turística está llevando:
ü A los Prestadores a tratar directamente con los consumidores a través de nuevos sistemas de información y comunicación, el marketing directo, la venta por catálogo o sustituyendo la venta que se efectúa mediante las agencias de viajes por equipos propios de venta.
ü A los Operadores Turísticos a practicar la integración vertical y a expandir sus redes de oficinas por todo el mundo, con agencias propias, franquicias o con contratos muy cerrados.
ü A las Agencias de Viajes a concentrarse vertical y horizontalmente, a especializarse, a implantar un agente o un terminal dentro de las empresas y a establecer nuevas formas de gestión de cuentas de clientes
Las agencias de viajes distribuyen en general productos turísticos creados por los prestadores o por los operadores turísticos, a cambio de una comisión que está incluida en el precio final. A su vez, los agentes de viajes receptores se responsabilizan de los servicios y actividades auxiliares requeridos por los prestadores o por los operadores turísticos. Adicionalmente, suelen componer ellas mismas algunos paquetes turísticos.
Las RRPP están enmarcadas en dentro de un triángulo (Prestador-comercializador-consumidor) y será distinta según sea la cobertura del mercado y la interacción con los mismos. Las Agencia de Viajes informan a base de publicidad directa sobre el consumidor le presenta el folleto o catálogo y le avisa de la disponibilidad a fin que reaccione y reserve.
Una vez conocida la necesidad del cliente y la posibilidad de que se convierta en cliente efectivo, se trata de acercarse a él de la manera más eficaz posible. Por lo tanto, hay que buscar argumentos que no exasperen de entrada al posible cliente y le animen a aceptar el contacto. Se trata de adelantarse al cliente o consumidor de los beneficios del producto, el incentivo indirecto consistente en un obsequio identificador del producto o la propia negociación del precio. Por otra parte, la formación permanente juega un papel muy importante ya que el asesor de viajes debe conocer íntimamente el producto y cada modificación que se incorpore a su estructura, la evolución de los consumidores, además de los movimientos del entorno y de las nuevas tecnologías.
2.3 Jerarquía del Departamento de las Relaciones Públicas en la estructura Organizacional
El Dpto de RRPP tiene entre sus funciones una gran variedad y complejidad de actividades: La revisión de la campaña de imagen, la interpretación de los sondeos de opinión pública, la búsqueda de espacios en los medios, la preparación de un evento especial complejo, el chequeo periódico del presupuesto, el análisis del centimetraje de prensa, los problemas del personal. No resulta fácil proponer un organigrama ideal para el departamento de Relaciones Públicas, pues su estructura está sujeta a la naturaleza de cada organización, así como también a sus fines y magnitud. Naturalmente, existe un gerente o Director de las RRPP que planifica y coordina la gestión de imagen de la organización. Es el líder que asesora, formula y ejecuta la política del Dpto, reportándole al máximo nivel de dirección y teniendo bajo su responsabilidad las unidades de Publicidad, Prensa y Eventos; Relaciones y Protocolo. Asimismo dispone de un personal mínimo y todos juntos responden a la coordinación de la gerencia que tiene bajo su responsabilidad la proyección de la imagen de la organización, a través de un plan que aspira influir positivamente en la opinión pública mediante la veracidad, la actuación responsable y la buena atención al público.
Elegir un tramo de control administrativo en la jerarquía organizacional es importante por dos razones. En primer término, el tramo puede influir en lo que ocurra con las relaciones laborales. Un tramo demasiado amplio podría significar que los gerentes se extienden demasiado y que los empleados reciben poca dirección o control. El segundo, el tramo puede afectar la velocidad de las decisiones que se toman en situaciones que implican, por necesidad, diversos niveles de la jerarquía organizacional. Los niveles estrechos de administración producen jerarquías altas con muchos niveles entre los gerentes del punto más alto y el más bajo. En estas organizaciones, una larga cadena de mando demora la toma de decisiones, lo cual es una desventaja en un ambiente que cambia con rapidez. Por otra parte, los tramos grandes, producen jerarquías planas, con menos niveles administrativos entre la cima y la base. La siguiente figura contiene organigrama de jerarquía alta y una jerarquía plana.
Jerarquía Alta
Jerarquía Plana
En años recientes, una de las tendencias más notorias apunta hacia jerarquías más planas para las organizaciones.
El director de RRPP eficaz desarrolla y mantiene una estructura para el sistema o subsistema que dirige, es decir, organiza un departamento o unidad de trabajo, realiza descripciones de los puestos de trabajo y asigna el personal. En primer lugar el RRPP al elegir la estructura se pregunta qué funciones puede proporcionar el departamento de RRPP que ayuden a la organización a adoptarse y controlar su entorno. Haciendo alusión a los cuatro modelos:
• Modelo agente de prensa o publicity: función de generar propaganda.
• Modelo de información pública: función de informar.
• Modelo asimétrico bidireccional: función de proporcionar persuasión científica.
• Modelo simétrico bidireccional: función de comprensión mutua.
Por tanto, el director de RRPP elegirá la función que sea mejor para la organización examinando el entorno de la misma y eligiendo la estructura apropiada para proporcionar tal función.
La estructura puede ser tanto vertical como horizontal.
La estructura vertical
La estructura vertical establece relaciones entre superiores y subordinados en un departamento de RRPP. Las organizaciones acostumbran a desarrollar ese tipo de estructuras que distribuyen el poder de la toma de decisiones por toda la organización o departamento y que son apropiadas para la clase de entorno al que se enfrentan. Los entornos complejos exigen estructuras verticales flexibles. Por el contrario, las estructuras verticales rígidas se utilizan en entornos estáticos. Cuanto mayor es la cantidad de poder concentrada en unos pocos, más estructurada es la jerarquía vertical. Por el contrario, cuanto mayor poder se reparta entre directivos y subordinados más desestructurada es la jerarquía vertical.
Las características son:
1ª. Centralización. Se refiere al grado de concentración del poder de tomar decisiones en la alta dirección. Cuanto más centralizado está el poder, mayores restricciones tiene la gente a comportarse como quiere. Por tanto, a menor poder centralizado, mayor autonomía tendrán los empleados.
2ª. Formalización. Las organizaciones formales están sometidas a una regulación, desalientan la innovación y siguen un organigrama estricto. Todos los empleados tienen una descripción del puesto de trabajo y son penalizadas por realizar tareas fuera de esta descripción. Las jerarquías estructuradas son formales y el grado de formalización de una organización está determinado por las normas publicadas, los organigramas y los procedimientos.
3ª. La estratificación. Las jerarquías estructuradas están más estratificadas que las que no lo son. La estratificación significa que algunos roles son más importantes que otros. Al empleado que ocupa las funciones más importantes se le paga más y tiene un prestigio mayor. Las organizaciones estructuradas dejan muy claro que empleados son más esenciales.
4ª. La complejidad. Las organizaciones con entornos complejos acostumbran a convertirse también en complejas a fin de tratar con el entorno. Este tipo de organización desempeña roles más especializados, tiene empleados más instruidos y más profesionalizados. También dispone de mayor número y opera en lugares más dispersos.
La estructura horizontal
La estructura horizontal descompone el trabajo del departamento de RRPP en unidades más pequeñas. Define la división de la mano de obra en un solo nivel de autoridad y definen los roles y tareas de las subunidades de un departamento.
Existen varias estructuras horizontales:
1ª. Estructura por públicos. El departamento de RRPP tiene componentes y directores de nivel medio para grandes grupos de públicos. Estos componentes influyen con frecuencia en las relaciones con los medios, con los empleados, con la comunidad, gubernamentales, con públicos especiales, con públicos activistas, etc.
2ª. Estructura por procesos directivos. El departamento de RRPP tiene componentes que corresponden a procesos directivos como la planificación, evaluación, comunicación o investigación. Este tipo de estructura funciona mejor cuando la vertical ha sido descentralizada para involucrar a más gente en los componentes clave de la toma de decisiones. Además funciona mejor con los modelos bidireccionales de comunicación adecuados para organizaciones con entornos complejos.
3ª. Estructura por técnica de comunicación. El departamento de RRPP tiene unidades que se corresponden con grandes técnicas de comunicación como los servicios de prensa, producciones audiovisuales o de comunicaciones. Esta estructura con frecuencia aparece en las organizaciones que practican los modelos de prensa o publicity y de información pública.
4ª. Estructura por región geográfica. Las organizaciones que se encuentran en una región, estado o país, tienen por costumbre establecer componentes de RRPP en cada lugar. Normalmente esta estructura es combinada con alguna otra.
5ª. Sistema de ejecutivo de cuentas. Las empresas asesoras de RRPP utilizan este sistema cuando asignan diferentes empleados para cada cliente. Su ventaja es que proporciona una función diferente de RRPP para que encaje en los entornos y estructuras de las organizaciones clientes, por eso su estructura puede cambiar en gran medida.
6ª. Estructura por subsistema de la organización. La estructura del subsistema es una variación del sistema de ejecutivo de cuentas cuando se utiliza en departamento de RRPP integrados, es decir, diferentes profesionales hacen de ejecutivos de cuentas para diferentes subsistemas de la organización, su trabajo es, proporcionar información respecto a los subsistemas a los que sirven.
7ª. Combinación de métodos. Pocas estructuras horizontales utilizan solo uno de estos métodos, pueden combinar por ejemplo los públicos, el proceso directivo o los modelos geográficos.
2.4 Diferencias entre públicos internos y externos de la organización
Los públicos no son una masa invisible y silenciosa, sino un elemento que debe ser tomado permanentemente en cuenta, por lo tanto; el perceptor de la comunicación puede separarse en tres categorías, a saber: el público externo, el intermedio y el público interno. El externo está conformado por la clientela, los ciudadanos, la comunidad, con sus integrantes individuales o colectivos, proveedores, gobierno, competencia, clientes potenciales. El intermedio, por grupos que están estrechamente vinculados con la organización, pero que no están en la nómina, tal es el caso de los familiares de los trabajadores, turistas, huéspedes, dirigentes sindicales, líderes gremiales. El Público interno está integrado por los miembros de la empresa o institución, por el personal que está en nómina, accionistas, directivos, personal fijo y contratado, pasantes, obreros exceptuando a los líderes sindicales.
Para cada uno de los públicos seleccionados se deben determinar las siguientes características:
ü Demográfica: Sexo, edad, clase socioeconómica, profesión, tipología de cliente ( cuando corresponda)
ü Psicográfica: Actitudes, creencias, estilo de vida.
ü Conductual: Lealtad, seguimiento, post-venta.
ü Mediagráfica: Medios de comunicación que usan con preferencia, indicando programas en el caso de la radio y la televisión
ü Geográfica: Ubicación y área de acción de mercado.
Objetivos con los públicos internos: Lo que se prioriza fundamentalmente, con referencia a los públicos internos, es la formación o constitución del llamado "grupo empresa", es decir, que la totalidad de los integrantes de la organización, desde el más elevado directivo o ejecutivo hasta los empleados de menor nivel jerárquico, constituyan un grupo, en el auténtico sentido de la palabra "grupo" a un conjunto de personas que poseen un objetivo común e interaccionan entre sí. Pero, es menester destacar que sólo merced a la comunicación puede establecerse el objetivo común, lo mismo que la interacción. Para que esto pueda realizarse es necesario que se establezca entre ellas un sistema de comunicación, que es el medio básico indispensable para la formación del denominado grupo empresa en una organización.
Es indudable que éste no es el único objetivo de las relaciones públicas con referencia a los públicos internos, pues existen otros tales como; sentido de pertenencia a la organización, elevación del grado de satisfacción de los recursos humanos, creación de una cultura de venta en todas las escalas y dependencias, etc., pero, todos los demás objetivos devendrán como consecuencia de lograrse la formación del grupo empresa dentro de la organización.
A los efectos de la creación del "grupo empresa", cada una de las áreas o departamentos de la entidad deberá reunir a sus integrantes periódicamente, bajo la dirección del correspondiente jefe, quien deberá organizar, promover y dirigir la realización de tres tipos de comunicación:
En primer lugar, hablará el superior dando las indicaciones, órdenes, comunicación de nuevas metas, correcciones, etc. (comunicación de arriba para abajo).
La segunda etapa de la reunión, es la cual el jefe estimulará a sus subordinados para que hagan sugerencias sobre el mejor modo de llevar a cabo el trabajo a cargo del área o sección.
La tercera etapa consiste en que los presentes coordinen sus trabajos y actividades con el propósito de evitar que, por falta de comunicación adecuada, se produzcan desentendimientos y fricciones entre los diversos sectores de la organización.
Beneficios aportados por el grupo empresa:
Innumerables son los beneficios producidos por la implementación de un sistema tendiente a la formación del grupo empresa para cualquier organización:
Eleva el rendimiento o productividad del trabajador, dado que éste se siente partícipe e involucrado en las decisiones adoptadas, pues ha participado en la elaboración de las mismas.
Se produce una sensible disminución de los costos, debido a la eficiencia con que los recursos humanos cumplen sus respectivas labores.
Se logra una capacitación permanente del personal, tanto de los jefes como de los subordinados. En las reuniones periódicas, por medio de las enseñanzas e indicaciones que los superiores hacen a sus subordinados.
Se estimula la creatividad.
Se crea un espíritu de pertenencia.
Objetivos con los públicos externos: Básicamente son dos los objetivos a ser perseguidos por las relaciones públicas con referencia a los públicos externos:
Proyectar una imagen positiva en dichos públicos haciendo que los mismos experimenten simpatía hacia nuestra empresa o institución y nos brinden su apoyo y comprensión.
Lograr, por medio de un dialogo permanente, la concordancia de intereses entre la organización y sus diversos públicos para beneficio de ambas partes.
Las Relaciones públicas constituyen una actividad esencial, por medio de las cuales las empresas, las asociaciones y los organismos gubernamentales se comunican con los diversos públicos para:
Transmitir una imagen fiel y exacta de la Empresa.
Establecer un entendimiento mutuo
Hacer conocer su valor como fuente de trabajo, su aporte a la Economía Nacional y su prestigio en el orden internacional
Su contribución a la comunidad
TEMAS DE EXPOSICION DE EVENTOS Y RECREACIÓN
Estimados alumnos, en vista que el contenido de los puntos del grupo Nº4 y Nº5 no consigo el material les cambie los temas son los siguientes:
GRUPO Nº4
EL animador: Que es Animacion turistica, el animador turistico y su contexto, la profesión del animador turistico, competencias del animador, el animador turistico como fidelizador de clientes
GRUPONº 5
Pasos para elaborar un programa de animación y recreación a) Planteamiento de la situación,b) Dignostico del lugar, c) Objetivos del programa, d) Determinación de las actividades,e)Determinacion de los recursos, F) Determinación del sistema de promoción, G) Ejecución, H) Evaluación y control
Busquen información al respecto cualquier duda las aclaremos en clases el 14- 10-2009
GRUPO Nº4
EL animador: Que es Animacion turistica, el animador turistico y su contexto, la profesión del animador turistico, competencias del animador, el animador turistico como fidelizador de clientes
GRUPONº 5
Pasos para elaborar un programa de animación y recreación a) Planteamiento de la situación,b) Dignostico del lugar, c) Objetivos del programa, d) Determinación de las actividades,e)Determinacion de los recursos, F) Determinación del sistema de promoción, G) Ejecución, H) Evaluación y control
Busquen información al respecto cualquier duda las aclaremos en clases el 14- 10-2009
viernes, 9 de octubre de 2009
Contenido de RRPP PROTOCOLO Y ETIQUETA
Estimados alumnos
DEBEN INVESTIGAR PARA LA PROXIMA CLASE SOBRE LA UNIDAD II LAS RELACIONES PÚBLICAS COMO FUNDACION DE LA ORGANIZACION:
2.1 La organizacion como institucion social a través del trbajo desempeñado por el departamento de RRPP de una empresa de alojamiento.
2.2 Agencia de viajes o linea aerea
2.3 Jerarquia del Dpto de RRPP EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
2.4 Diferencias entre los públicos internos y externos de la organización.
CONTENIDO UNIDAD I LAS RELACIONES PÚBLICAS (IGUALMENTE SE LO ENVIE A SUS CORREOS)
Definiciones de las Relaciones Públicas
Es la función general que evalúa actitudes públicas, identifica las políticas y procedimientos de un individuo o una organización con interés público, y lleva a cabo un programa de acción para conseguir la aceptación y entendimiento públicos.
Es una filosofía social de la gerencia, expresada en políticas y procedimientos con una interpretación sensitiva de eventos basada en comunicación bilateral con su público, se esfuerza en asegurar mutuo entendimiento y buena voluntad.
Historia de las relaciones públicas
Puede decirse que las relaciones públicas se remontan a la antigüedad, pues ya en las sociedades tribales eran utilizadas en cierto modo para promover el respeto a la autoridad del jefe.
En la Antigua Grecia se fomentaba la discusión pública en el ágora y se persuadía al público haciendo uso del teatro. Los romanos introdujeron dos vocablos propios de la profesión: la Respública (‘cosa pública’) y la Vox Populi (‘voz del pueblo’). Tras la caída del Imperio Romano y siguió una época de oscurantismo durante la Edad Media donde el desarrollo de las relaciones públicas fue casi nulo, pues no se permitía el libre debate de ideas.
Sin embargo, el Renacimiento trajo consigo la libertad de expresión y el libre intercambio de ideas que dieron gran impulso a la profesión, la cual creció sin cesar.
Sin duda, el país que más favoreció el crecimiento de las relaciones públicas desde esta época hasta la Segunda Guerra Mundial fue Estados Unidos. Se distinguen las siguientes etapas en esta época:
1600-1800: Este es un periodo marcado por las luchas por la independencia. Las relaciones públicas sirvieron tanto a los fines de los colonos, quienes buscaban fomentar su independencia a través de diversos medios (entre ellos la prensa, el teatro, folletos), como a Gran Bretaña, que intentaba controlar a las colonias.
1800-1865: Este período se caracteriza por la creciente importancia que adquiere la opinión pública. Se debatían diversos temas: la esclavitud, el sufragio femenino, el laicismo, etcétera, y la incipiente prensa de masas era el vehículo de todas esas ideas.
1865-1900: Esta época estuvo marcada por una depresión económica que afectó terriblemente la imagen de los industriales. No se tenía conciencia de la importancia de contar con el favor del público y se hacía un uso indiscriminado de las «falsas noticias» redactadas por los agentes de prensa.
1900-1919: Surge la figura de Ivy Lee como padre práctico de las relaciones públicas. Lee contribuyó sobremanera al crecimiento de la profesión, puesto que inició una política de puertas abiertas destinada a informar al público. Humanizó la profesión y dio cuenta de la importancia de hacer concordar la información pública con la privada. En 1917, Wilson como presidente electo de los Estados Unidos de América crea el Comité de Información Pública (también denominado Comité Creel), destinado a lograr que los ciudadanos estadounidenses apoyaran la entrada del país en la Primera Guerra Mundial, en lo que fue una clara utilización de las relaciones públicas con fines políticos. Cabe destacar que Wilson había llegado a la Casa Blanca bajo un programa político basado en la no intervención militar, lo que puso las cosas bastante difíciles a la Comisión Creel (conocida también como el Comité de los 12 sabios).
1919-1929: En este período surge destaca la figura de Edward Bernays como padre teórico de la profesión. Escribió varios libros delimitando las funciones y alcances de la misma y dedicó muchos esfuerzos a hacer relaciones públicas de las relaciones públicas, es decir, a mejorar la imagen de la profesión. El trabajo de Bernays destacó por la importancia que otorgó a la necesidad de escuchar al público y trabajar en función de sus necesidades.
1929-1941: Las relaciones pública cobran gran importancia, ya que tras la Gran Depresión se hace sumamente necesario revindicar a las empresas y explicar su contribución al sistema económico.
En Europa las relaciones públicas no crecen con la misma intensidad que en Estados Unidos debido a la presencia de gobiernos totalitarios que impidieron el desarrollo de la disciplina.
Posteriormente destacan los siguientes hitos:
Justo en 1946, con la caída de estos regímenes totalitarios europeos, surgen las asociaciones nacionales que agrupan a los profesionales de las relaciones públicas. La primera de ellas se creó en los Países Bajos.
En 1948 Gran Bretaña crea el Instituto de Relaciones Públicas.
En los años 1950 surgieron asociaciones en Grecia, Bélgica, Suiza, Italia y España, entre otros países.
En 1955 se funda la Asociación Internacional de Relaciones Públicas (IPRA).
En los años 1960 las asociaciones se agrupan en una organización, la Confederación Europea de Relaciones Públicas (CERP).
En 1960 se crea la FIARP (Federación Interamericana de Relaciones Públicas), reconocida por la OEA.
En 1984 se convierte en la CONFIARP (Confederación Interamericana de Relaciones Públicas) al sumarse España.
Relaciones Públicas: se trata de la filosofía de organización que se traduce en una serie de acciones de comunicación, generalmente de carácter informativo, cuyo objetivo general es crear o modificar actitudes, creencias o conductas del público objetivo. Un público objetivo que puede ser físico (una persona) o jurídico (una empresa). Modelo Histórico en las Relaciones Públicas. Comunicación corporativa es el conjunto de actividades (entre ellas la publicidad) que se combinan entre sí con el único fin de proyectar hacia dentro y hacia fuera la imagen de la empresa, por lo que habrá comunicación interna y externa. La propia institución será la encargada de transmitir los mensajes. El corporativismo surge en la Edad Media y su forma de comunicación era la marca heráldica, cuyo objetivo era proteger los territorios productivos y mercantiles para conseguir así que otras agrupaciones no lo invadiesen. Era una forma de evitar la competencia y autodefenderse. La marca heráldica sería asimilada por el grupo artesanal y sería la primera garantía de origen que tendrían los productos, ya que el consumidor, desde el momento en que pudiera identificar el producto con el fabricante, podría reclamar. A la marca heráldica se le sumaría además el control estatal. Aunque aún no se puede hablar de marca como tal, por no estar registrada. En el siglo XVII se proclama la libertad de comercio y la industria se encuentra en los albores de la I Revolución. Desaparecen las corporaciones y los gremios provocando la desaparición de las marcas distintivas y las obligatorias. La libertad de comercio trae consigo la marca individual, que al no estar aún registrada, produce abusos e imitaciones y hace que los comerciantes exijan la propiedad industrial y las patentes de explotación. El fin de estas exigencias era proteger al empresario y a su producto. La marca se convierte en un elemento estratégico que tendrá cada vez mayor importancia según vaya aumentando la competencia. Esta marca traerá consigo un nuevo concepto: la imagen de marca. En el siglo XIX, la marca comercial e industrial estará compuesta por imágenes y textos, ilustraciones y elementos retóricos o también escenas representativas de una determinada acción. Esto será el elemento identificador o marca. A finales de siglo, los comerciantes ambulantes norteamericanos harán fortuna con la medicina de patente. Al no estar registrada su fórmula, los vendedores registrarían la marca del remedio, por lo que serían los primeros anuncios corporativos que poco más tarde se convertirían en la fuente de ingresos más importante de la prensa. Durante las dos últimas décadas de siglo, las sumas invertidas en publicidad son extraordinarias gracias al dinero que el fabricante comienza a recibir. Se forman las primeras empresas americanas, que serán también las primeras en reconocer el poder del mensaje persuasivo y del logotipo como elementos identificadores de su producto. Por primera vez en la historia y gracias a la publicidad, sus productos se convierten en un atractivo social y la venta de imagen supera a la venta del producto, lo que hoy en día continua. La marca identifica al producto y el consumidor se identifica con los atributos que se le den al producto. A las tradicionales etiquetas que acompañan al producto se le añaden elementos gráficos que asumirán el concepto nuevo de identidad e información (persuasiva). A esto se le sumará la emotividad de la imagen. En el momento en que esa etiqueta o cartel tiene éxito, esa marca se convierte en identificadora de la empresa. Se trata del antecedente de la marca actual. Será en la mitad del siglo XX cuando la marca consiga autonomía gráfica y quede como la marca actual.. en ello intervienen además la II Revolución Industrial y el desarrollo de la producción en serie seguida de la producción masiva. Gracias a la revolución de los transportes, la distribución aumenta vertiginosamente en Europa y América. Todos estos factores unidos conducirán a lo que hoy conocemos como marca. La marca actual ha vendido y vende productos en el mercado de compra/venta, pero también los alaba y elogia en el mercado de la comunicación. En el mercado de productos, la empresa se caracterizaba por la facturación, la cuota de mercado y por la variedad de los productos que ofrecía. En cambio, en el mercado de la comunicación, la empresa aparece como un nombre y será el producto o la marca el intermediario para llegar al público objetivo. Por esto, en el mercado de la comunicación, además de competencia entre productos, habrá competencia entre empresas. A partir de la primera mitad del XX, la marca se convierte en la señal de identidad y desde ese momento, las relaciones van a girar en torno a la empresa (no al producto). Y más que en torno a la empresa, en torno a la marca. La identidad corporativa está compuesta por la identidad visual (la marca), la identidad verbal (el logotipo) y la filosofía de empresa. Logotipo. Es una grafía particular que toma el nombre de la marca. Lo importante del logotipo no es la grafía, sino la función identificadora y distintiva que transmite. En el logotipo entran en juego creencias, el comportamiento de la institución y los valores de la empresa, de forma que el individuo crea unas asociaciones afectivas, emotivas y racionales. La empresa debe poner todo su esfuerzo en lograr que su identidad empresarial sea igual a su imagen empresarial, ya que si la opinión pública no la ve como ella quiere ser vista se habrá trabajado mal. Habrá habido un error en el proceso de comunicación. Para lograr esta coincidencia, Publicidad, Marketing y Plan estratégico deben coincidir. · Publicidad: acciones de comunicación destinadas a persuadir a la gente con el fin de que compren un servicio o producto. · Marketing: conjunto de actividades para dirigir los productos y servicios hacia sus respectivos mercados con objeto de asegurar su venta. · Plan estratégico: conjunto de políticas de comunicación y actuación que va a seguir la empresa/institución para conseguir unos objetivos determinados. La marca. La marca es una representación icónica formada por imagen y logotipo, que puede ser de varios tipos: · Analógica: semejanza perceptiva entre la imagen y lo que representa. · Alegórica: la imagen es insólita, pero representa elementos que son reconocibles en la realidad. · Lógica: su proceso intelectual de percepción requiere un cierto determinismo operado por la información que la marca transmite. · Emblemática: la imagen transfiere a la marca elementos que ya están institucionalizados. Funciones de la marca. · Identificadora: es la que estructura la oferta y la simplifica. · Es una garantía de calidad. · Disminuye el coste de la búsqueda.
Importancia de las relaciones públicas [editar]
Actualmente existe una creciente similitud de productos y servicios debido a que el mercado es cada vez más amplio. Frente a esto la publicidad ya no basta porque ha perdido credibilidad y se hace sumamente necesario encontrar una herramienta que permita diferenciarse a las empresas. Aquí entran en juego las relaciones públicas como disciplina que, mediante una gestión estratégica, logran diferenciar a la organización de sus competidoras.
Las relaciones publicas es un tema de más importancia de lo que algunas veces se admite en los círculos de mercadotecnia. Las RRPP abarcan las comunicaciones totales de cualquier organización comercial o no comercial, tanto en los sectores publicos como privados. De hecho la mayor parte de los profesionales de las relaciones publicas opera probablemente fuera de las organizaciones involucradas en la mercadotecnia, por ejemplo: gobierno local y central, servicios de salud, cuerpos voluntarios, instituciones educativas, fuerzas armadas y policiales. El rango de sus actividades, consecuentemente, excede aquellas de la mercadotecnia, la publicidad y el arte de vender.
LOS ELEMENTOS DE LAS RELACIONES PÚBLICAS
Entre los elementos clave de las relaciones públicas, según el monográfico de la Fundación PRSA, se incluyen los siguientes:
Asesoría: ofrece consejos a los directivos respecto a políticas, relaciones y comunicaciones.
Investigación. Define las actitudes y comportamientos con el fin de planificar las estrategias de relaciones públicas. Esta investigación y análisis pueden utilizarse para (1) crear una comprensión mutua o (2) influir y persuadir al público.
Relaciones con los medios de comunicación. trata con los medios de comunicación de masas cuando busca publicity o para que actúen en función de los intereses de la organización.
Publicidad divulga mensajes planificados en forma de información periodística a través de medios de comunicación elegidos para fomentar los intereses de la organización.
Relaciones con los trabajadores miembros: sirve para responder a las preocupaciones, necesidad de información y de motivación de los trabajadores o empleados de una organización.
Relaciones con la comunidad: planifica actividades con la comunidad para mantener un entorno mutuamente beneficioso, tanto para la organización como para la propia comunidad.
Asuntos públicos: desarrolla una participación efectiva en la política pública y ayuda a la organización a adaptarse a las expectativas del público. Este término también se utiliza por agencias públicas para describir sus actividades de relaciones públicas y por muchas corporaciones como término genérico que abarca múltiples actividades de relaciones públicas.
Asuntos gubernamentales: relaciones directas con las agencias legislativas y reguladoras en nombre de la organización. Como parte del
programa de asuntos gubernamentales se pueden utilizar las técnicas de los grupos de presión, el denominado lobbing.
Resolución o gestión de conflictos potenciales (Issues Management): identificación y resolución de diversas cuestiones que pueden afectar a la organización.
Relaciones financieras: creación y mantenimiento de la confianza de los inversores y creación de buenas relaciones con la comunidad financiera. También se conoce como Relaciones con inversores o Relaciones con accionistas.
Relaciones industriales: relaciones con otras empresas de la industria de una organización y con los sindicatos.
Desarrollo de fondos y obtención de fondos: demostración de la necesidad de apoyo, y fomento del apoyo del público, a la organización, sobre todo mediante contribuciones financieras.
Relaciones multiculturales diversidad del lugar de trabajo: relaciones con los individuos y grupos en una variedad de grupos culturales.
Acontecimientos especiales: fomento del interés sobre una persona, producto u organización mediante un «acontecimiento» programado; así como actividades diseñadas para relacionarse con los públicos y atender sus opiniones.
Comunicaciones de marketing: combinación de actividades diseñadas para vender un producto, servicio o idea, incluyendo la publicidad, material entregado a la prensa, publicity, promoción, correo directo, los espectáculos comerciales y los acontecimientos especiales.
LOS ORIGENES DE LAS RELACIONES PUBLICAS:
Esta disciplina sigue una línea de desarrollo lógico.
Los orígenes de esta disciplina se pueden advertir de remotísimos tiempos. La antropología nos dice acerca de las relaciones que existían entre dirigentes y dirigidos en épocas del hombre primitivo. La gente observó prontamente la necesidad de planear las relaciones mutuas. El poder, la autoridad, el control social eran hechos ciertos antes de toda la historia. Siempre han existido conductores y conducidos. El trato mutuo se centro primitivamente alrededor de la autoridad religiosa y gubernamental de que estaba investido el dirigente. Esto era la Teocracia. Los bienes culturales y las costumbres de la comunidad tenían prioridad sobre las opiniones individuales, pero aun entonces los dirigentes poseían cierta vaga conciencia de las vinculaciones publicas de los integrantes de su pueblo.
Tres elementos de las relaciones públicas son de hecho, tan antiguos como la sociedad:
· Informar al pueblo
· Persuadir al pueblo
· Integrar a unas gentes con otras gentes
Los medios y los métodos de lograr esos objetivos han variado a mediada que cambiaba la sociedad. En un mundo tecnológicamente adelantado como el de hoy día, las ideas se comunicaban mediante la prensa, las revistas, el cinematógrafo, la radio, la televisión y otros muchos medios.
Los hombres se comunicaron primero por señales, luego por la palabra y después por la escritura. Posteriormente a ésta se inventaron diversos dispositivos mecánicos y de otro tipo para transmitir los hechos, el pensamiento y el significado.
Todas las tentativas de influir o verificar la opinión publica se hallaban básicamente condicionadas por el hecho de que el individuo todavía no había desarrollado el sentido de su propia identidad.
Los métodos de persuasión cambiaron, simultáneamente con el comienzo de la historia anotada, con la invención de la escritura.
En el antiguo Egipto los sacerdotes eran expertos en la opinión pública y en la persuasión.
Es atinado suponer, entonces, que existía ya cierta conciencia de las relaciones publicas tanto de parte de los dirigentes como de los dirigidos.
También se utilizaban los papiros y los himnos. Las momias eran el símbolo de la grandeza perenne hacia la inmortalidad.
Los profetas de Israel poseían un sentido agudo de las relaciones públicas. Ellos hablaban como intermediarios entre Dios y los hombres. Utilizaban la exhortación como instrumento de relaciones públicas, en la plaza del mercado y en las puertas del templo, para influir sobre la mente del pueblo respecto de dos puntos principales a saber: la exigencia de obrar con rectitud y el amor a Dios. Pero los profetas actuaban sobre la mente popular, no solo en el aspecto religioso, sino también en lo político. Elevaban la conciencia de la gente ante la invasión extranjera y el exilio y alentaban la restauración de la normalidad.
En tiempos del profeta Jeremías la estimulación de la opinión publica se lograba por la palabra y además por medio de documentos escritos que circulaban de mano en mano.
El tema preferido de la propaganda era la solidaridad de Grecia, la creación de un espíritu de cohesión entre los griegos, en contra de los bárbaros.
Los griegos poseían una gran conciencia cívica, todo arte que ellos desarrollaron se utilizó en un momento o en otro como medio de persuasión para metas políticas o sociales.
Los romanos también poseían conceptos relativos a la opinión y a las relaciones públicas y en ese sentido acuñaron palabras que demuestran su comprensión de la materia en general.
Al igual que en Grecia, la oratoria fue un factor preponderante para condicionar actitudes.
Además de la oratoria, la literatura y el arte, que contaban con una larga tradición, los romanos emplearon folletos y crearon un nuevo elemento de relaciones públicas: el noticiero diario.
¿ En qué momento nacen las RRPP?
Nacen en el momento en el que alguien descubre la necesidad de promocionarse para conseguir una mejor imagen.
Es complejo de saber el nacimiento de las RRPP tal y como las conocemos hoy pero sería aproximadamente a finales del s: XIX y principios del XX.
Las RRPP tienen su origen en la combinación de 2 elementos:
1. Reforma Religiosa A finales del s. XVI y principios del XVII la única potencia mundial era Europa. Ésta llega a América, tiene colonias… Pero tiene un problema de financiación ya que el dinero, el comercio y la banca estaba en manos de familias que se dedicaban a ello de siempre (eran judíos). Los cristianos despreciaban todo lo que tenía que ver con la actividad económica porque lo consideraban “herejía”.
La economía Europea necesitaba una financiación.
En este escenario surge la reforma religiosa de Lutero (luteranismo / protestantismo) que defiende el enriquecimiento a través del trabajo alegando que a la vez se enriquece la comunidad.
Todos los países que adoptaron el protestantismo consiguen esa financiación que les hacía falta.
La gente que llega a América del Norte llevan el Luteranismo y la actividad económica es activa ya que ven beneficioso para la comunidad el tener industrias…
2. El capitalismo Lo anterior hace las empresas se hagan cada vez mas fuertes y abusan de su poder con respecto a los trabajadores…
En la segunda mitad del s. XIX se produce el primer choque cultural y la sociedad norteamericana para los pies a las empresas.
En este momento en que la opinión pública comienza a ser tan importante es cuando surgen las RRPP.
2. Principales etapas de las RRPP en los primeros años.
1. 1890 - 1914 “Etapa progresista”. La figura mas importante es un periodista llamado IVY LEDBETTER LEE. Fue uno de los primeros que se dio cuenta de que había una relación entre la imagen de las empresas y su repercusión social.
Crea una oficina en Nueva York y se da cuenta de que cuando hay algún tipo de crisis la empresa afectada actúa a la defensiva ante las cuestiones de los periodistas.
Este hombre dice que la empresa afectada debe abrir sus puertas y explicar los fallos para mejorar su imagen.
En 1906 una empresa ( Pensilvanian Rail Boad ) contrata a Ledbbeter Lee y la imagen de esta empresa mejora mucho (teorías del primer tema).
En este mismo año publicó un manifiesto (considerado como el nacimiento de las RRPP) en el que por primera vez se acuña el término de las relaciones públicas.
2. 1914 - 1918 “Primera Tecnificación”. La figura que destaca es GEORGE CREEL. También periodista, esperto en comunicación y asesor del presidente norteamericano Wilson.
Cuando Wilson se presenta como candidato Creel era su presidente de campaña. La campaña estaba basada en el pacifismo y en la no intervención de la guerra. En 1912 Wilson gana las elecciones.
En 1914 comienza la 1GM EEUU no quiere intervenir pero cada vez hay mas presión para que intervenga.
En 1916 hay otra vez elecciones y Wilson decide intervenir en la guerra pero tiene que cambiar lo que dijo en la campaña anterior. Para que la gente entendiera el cambio (de no intervenir a intervenir) Creel hace una campaña basada en la información ciudadana (propaganda…).
Se crean los CPI. Wilson gana las elecciones, EEUU interviene en la guerra y ésta finaliza.
3. 1919 - 1929 Destaca el sociólogo EDWARD LOUIS BERNAYS. Su principal aportación fue llevar las RRPP a la universidad de Nueva York.
Bernays publica “La Cristalización de la Opinión Pública” considerado como el primer manual de RRPP.
4. 1929 - 1939 “Década de las contradicciones”.
o Primera parte, 1929 Crack de la bolsa neoyorkina. Después de esto las RRPP se quedan aletargadas hasta que
o Segunda etapa 1934 - 1935 aproximadamente la economía florece de nuevo.
Por esto se llama la Década de las Contradicciones porque son 2 etapas.
5. 1939 - 1945 “Segunda Tecnificación”. Se da lo mismo que en la primera tecnificación pero mucho mas fuerte. Hay que controlar la opinión pública ya que en la guerra la primera víctima es la verdad.
Es en cine se aplican las primeras aplicaciones de publicidad subliminal que se usaba para hacer pequeños lavados de cerebro a la gente. Este tipo de técnicas se desarrollan durante la 2GM.
6. 1950 - 1955 Los americanos desarrollan el llamado “Plan Marshall”. Llegan las empresas norteamericanas y los sistemas de trabajo americanos a Europa. También llegan las RRPP que se convierten en algo habitual en Europa.
EN ESPAÑA Arrancamos Desde este momento. Es un país que no se le permite comerciar, no le dejan entrar en la ONU. España está convencida que puede vivir con lo que produce (Autarquía) pero ve que no es así y comienza a negociar.
En 1950 firma con EEUU el “Tratado de Cooperación Bilateral”. Los americanos rompen el bloqueo de España. Este tratado, entre otras cosas, permite a los americanos instalar bases militares, el interés americano era geográfico.
A finales de los años 50 comienzan a llegar a España los sistemas de trabajo y las empresas americanas.
En 1961 se crea la Primera Asociación de especialistas en RRPP que curiosamente estaba en Torrejón de Ardoz.
1965 2 asociaciones:
o En Barcelona “Agrupación española de RRPP” (AERP) creada por Federico Revilla.
o En Madrid “Centro español de RRPP”
Mas tarde comienzan a surgir centros de enseñanza de RRPP de carácter privado (aún no están en la universidad). La mas destacada es la llamada “Centro Español de Nuevas Profesiones”.
Se produce un boom en la economía española.
Las empresas van cada vez a mas y esto favorece mucho a las RRPP.
En 1974 se funda en Madrid, en la universidad Complutense, la Facultad de Ciencias de la Información.
El primer decano fue Feijoo cuyo empeño era que esa universidad tuviera 3 ramas:
o Periodismo
o Publicidad y RRPP
o Comunicación Audiovisual
En 1995 las RRPP se convierte en una asignatura de segundo curso y que es común a esas 3 carreras.
DEBEN INVESTIGAR PARA LA PROXIMA CLASE SOBRE LA UNIDAD II LAS RELACIONES PÚBLICAS COMO FUNDACION DE LA ORGANIZACION:
2.1 La organizacion como institucion social a través del trbajo desempeñado por el departamento de RRPP de una empresa de alojamiento.
2.2 Agencia de viajes o linea aerea
2.3 Jerarquia del Dpto de RRPP EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
2.4 Diferencias entre los públicos internos y externos de la organización.
CONTENIDO UNIDAD I LAS RELACIONES PÚBLICAS (IGUALMENTE SE LO ENVIE A SUS CORREOS)
Definiciones de las Relaciones Públicas
Es la función general que evalúa actitudes públicas, identifica las políticas y procedimientos de un individuo o una organización con interés público, y lleva a cabo un programa de acción para conseguir la aceptación y entendimiento públicos.
Es una filosofía social de la gerencia, expresada en políticas y procedimientos con una interpretación sensitiva de eventos basada en comunicación bilateral con su público, se esfuerza en asegurar mutuo entendimiento y buena voluntad.
Historia de las relaciones públicas
Puede decirse que las relaciones públicas se remontan a la antigüedad, pues ya en las sociedades tribales eran utilizadas en cierto modo para promover el respeto a la autoridad del jefe.
En la Antigua Grecia se fomentaba la discusión pública en el ágora y se persuadía al público haciendo uso del teatro. Los romanos introdujeron dos vocablos propios de la profesión: la Respública (‘cosa pública’) y la Vox Populi (‘voz del pueblo’). Tras la caída del Imperio Romano y siguió una época de oscurantismo durante la Edad Media donde el desarrollo de las relaciones públicas fue casi nulo, pues no se permitía el libre debate de ideas.
Sin embargo, el Renacimiento trajo consigo la libertad de expresión y el libre intercambio de ideas que dieron gran impulso a la profesión, la cual creció sin cesar.
Sin duda, el país que más favoreció el crecimiento de las relaciones públicas desde esta época hasta la Segunda Guerra Mundial fue Estados Unidos. Se distinguen las siguientes etapas en esta época:
1600-1800: Este es un periodo marcado por las luchas por la independencia. Las relaciones públicas sirvieron tanto a los fines de los colonos, quienes buscaban fomentar su independencia a través de diversos medios (entre ellos la prensa, el teatro, folletos), como a Gran Bretaña, que intentaba controlar a las colonias.
1800-1865: Este período se caracteriza por la creciente importancia que adquiere la opinión pública. Se debatían diversos temas: la esclavitud, el sufragio femenino, el laicismo, etcétera, y la incipiente prensa de masas era el vehículo de todas esas ideas.
1865-1900: Esta época estuvo marcada por una depresión económica que afectó terriblemente la imagen de los industriales. No se tenía conciencia de la importancia de contar con el favor del público y se hacía un uso indiscriminado de las «falsas noticias» redactadas por los agentes de prensa.
1900-1919: Surge la figura de Ivy Lee como padre práctico de las relaciones públicas. Lee contribuyó sobremanera al crecimiento de la profesión, puesto que inició una política de puertas abiertas destinada a informar al público. Humanizó la profesión y dio cuenta de la importancia de hacer concordar la información pública con la privada. En 1917, Wilson como presidente electo de los Estados Unidos de América crea el Comité de Información Pública (también denominado Comité Creel), destinado a lograr que los ciudadanos estadounidenses apoyaran la entrada del país en la Primera Guerra Mundial, en lo que fue una clara utilización de las relaciones públicas con fines políticos. Cabe destacar que Wilson había llegado a la Casa Blanca bajo un programa político basado en la no intervención militar, lo que puso las cosas bastante difíciles a la Comisión Creel (conocida también como el Comité de los 12 sabios).
1919-1929: En este período surge destaca la figura de Edward Bernays como padre teórico de la profesión. Escribió varios libros delimitando las funciones y alcances de la misma y dedicó muchos esfuerzos a hacer relaciones públicas de las relaciones públicas, es decir, a mejorar la imagen de la profesión. El trabajo de Bernays destacó por la importancia que otorgó a la necesidad de escuchar al público y trabajar en función de sus necesidades.
1929-1941: Las relaciones pública cobran gran importancia, ya que tras la Gran Depresión se hace sumamente necesario revindicar a las empresas y explicar su contribución al sistema económico.
En Europa las relaciones públicas no crecen con la misma intensidad que en Estados Unidos debido a la presencia de gobiernos totalitarios que impidieron el desarrollo de la disciplina.
Posteriormente destacan los siguientes hitos:
Justo en 1946, con la caída de estos regímenes totalitarios europeos, surgen las asociaciones nacionales que agrupan a los profesionales de las relaciones públicas. La primera de ellas se creó en los Países Bajos.
En 1948 Gran Bretaña crea el Instituto de Relaciones Públicas.
En los años 1950 surgieron asociaciones en Grecia, Bélgica, Suiza, Italia y España, entre otros países.
En 1955 se funda la Asociación Internacional de Relaciones Públicas (IPRA).
En los años 1960 las asociaciones se agrupan en una organización, la Confederación Europea de Relaciones Públicas (CERP).
En 1960 se crea la FIARP (Federación Interamericana de Relaciones Públicas), reconocida por la OEA.
En 1984 se convierte en la CONFIARP (Confederación Interamericana de Relaciones Públicas) al sumarse España.
Relaciones Públicas: se trata de la filosofía de organización que se traduce en una serie de acciones de comunicación, generalmente de carácter informativo, cuyo objetivo general es crear o modificar actitudes, creencias o conductas del público objetivo. Un público objetivo que puede ser físico (una persona) o jurídico (una empresa). Modelo Histórico en las Relaciones Públicas. Comunicación corporativa es el conjunto de actividades (entre ellas la publicidad) que se combinan entre sí con el único fin de proyectar hacia dentro y hacia fuera la imagen de la empresa, por lo que habrá comunicación interna y externa. La propia institución será la encargada de transmitir los mensajes. El corporativismo surge en la Edad Media y su forma de comunicación era la marca heráldica, cuyo objetivo era proteger los territorios productivos y mercantiles para conseguir así que otras agrupaciones no lo invadiesen. Era una forma de evitar la competencia y autodefenderse. La marca heráldica sería asimilada por el grupo artesanal y sería la primera garantía de origen que tendrían los productos, ya que el consumidor, desde el momento en que pudiera identificar el producto con el fabricante, podría reclamar. A la marca heráldica se le sumaría además el control estatal. Aunque aún no se puede hablar de marca como tal, por no estar registrada. En el siglo XVII se proclama la libertad de comercio y la industria se encuentra en los albores de la I Revolución. Desaparecen las corporaciones y los gremios provocando la desaparición de las marcas distintivas y las obligatorias. La libertad de comercio trae consigo la marca individual, que al no estar aún registrada, produce abusos e imitaciones y hace que los comerciantes exijan la propiedad industrial y las patentes de explotación. El fin de estas exigencias era proteger al empresario y a su producto. La marca se convierte en un elemento estratégico que tendrá cada vez mayor importancia según vaya aumentando la competencia. Esta marca traerá consigo un nuevo concepto: la imagen de marca. En el siglo XIX, la marca comercial e industrial estará compuesta por imágenes y textos, ilustraciones y elementos retóricos o también escenas representativas de una determinada acción. Esto será el elemento identificador o marca. A finales de siglo, los comerciantes ambulantes norteamericanos harán fortuna con la medicina de patente. Al no estar registrada su fórmula, los vendedores registrarían la marca del remedio, por lo que serían los primeros anuncios corporativos que poco más tarde se convertirían en la fuente de ingresos más importante de la prensa. Durante las dos últimas décadas de siglo, las sumas invertidas en publicidad son extraordinarias gracias al dinero que el fabricante comienza a recibir. Se forman las primeras empresas americanas, que serán también las primeras en reconocer el poder del mensaje persuasivo y del logotipo como elementos identificadores de su producto. Por primera vez en la historia y gracias a la publicidad, sus productos se convierten en un atractivo social y la venta de imagen supera a la venta del producto, lo que hoy en día continua. La marca identifica al producto y el consumidor se identifica con los atributos que se le den al producto. A las tradicionales etiquetas que acompañan al producto se le añaden elementos gráficos que asumirán el concepto nuevo de identidad e información (persuasiva). A esto se le sumará la emotividad de la imagen. En el momento en que esa etiqueta o cartel tiene éxito, esa marca se convierte en identificadora de la empresa. Se trata del antecedente de la marca actual. Será en la mitad del siglo XX cuando la marca consiga autonomía gráfica y quede como la marca actual.. en ello intervienen además la II Revolución Industrial y el desarrollo de la producción en serie seguida de la producción masiva. Gracias a la revolución de los transportes, la distribución aumenta vertiginosamente en Europa y América. Todos estos factores unidos conducirán a lo que hoy conocemos como marca. La marca actual ha vendido y vende productos en el mercado de compra/venta, pero también los alaba y elogia en el mercado de la comunicación. En el mercado de productos, la empresa se caracterizaba por la facturación, la cuota de mercado y por la variedad de los productos que ofrecía. En cambio, en el mercado de la comunicación, la empresa aparece como un nombre y será el producto o la marca el intermediario para llegar al público objetivo. Por esto, en el mercado de la comunicación, además de competencia entre productos, habrá competencia entre empresas. A partir de la primera mitad del XX, la marca se convierte en la señal de identidad y desde ese momento, las relaciones van a girar en torno a la empresa (no al producto). Y más que en torno a la empresa, en torno a la marca. La identidad corporativa está compuesta por la identidad visual (la marca), la identidad verbal (el logotipo) y la filosofía de empresa. Logotipo. Es una grafía particular que toma el nombre de la marca. Lo importante del logotipo no es la grafía, sino la función identificadora y distintiva que transmite. En el logotipo entran en juego creencias, el comportamiento de la institución y los valores de la empresa, de forma que el individuo crea unas asociaciones afectivas, emotivas y racionales. La empresa debe poner todo su esfuerzo en lograr que su identidad empresarial sea igual a su imagen empresarial, ya que si la opinión pública no la ve como ella quiere ser vista se habrá trabajado mal. Habrá habido un error en el proceso de comunicación. Para lograr esta coincidencia, Publicidad, Marketing y Plan estratégico deben coincidir. · Publicidad: acciones de comunicación destinadas a persuadir a la gente con el fin de que compren un servicio o producto. · Marketing: conjunto de actividades para dirigir los productos y servicios hacia sus respectivos mercados con objeto de asegurar su venta. · Plan estratégico: conjunto de políticas de comunicación y actuación que va a seguir la empresa/institución para conseguir unos objetivos determinados. La marca. La marca es una representación icónica formada por imagen y logotipo, que puede ser de varios tipos: · Analógica: semejanza perceptiva entre la imagen y lo que representa. · Alegórica: la imagen es insólita, pero representa elementos que son reconocibles en la realidad. · Lógica: su proceso intelectual de percepción requiere un cierto determinismo operado por la información que la marca transmite. · Emblemática: la imagen transfiere a la marca elementos que ya están institucionalizados. Funciones de la marca. · Identificadora: es la que estructura la oferta y la simplifica. · Es una garantía de calidad. · Disminuye el coste de la búsqueda.
Importancia de las relaciones públicas [editar]
Actualmente existe una creciente similitud de productos y servicios debido a que el mercado es cada vez más amplio. Frente a esto la publicidad ya no basta porque ha perdido credibilidad y se hace sumamente necesario encontrar una herramienta que permita diferenciarse a las empresas. Aquí entran en juego las relaciones públicas como disciplina que, mediante una gestión estratégica, logran diferenciar a la organización de sus competidoras.
Las relaciones publicas es un tema de más importancia de lo que algunas veces se admite en los círculos de mercadotecnia. Las RRPP abarcan las comunicaciones totales de cualquier organización comercial o no comercial, tanto en los sectores publicos como privados. De hecho la mayor parte de los profesionales de las relaciones publicas opera probablemente fuera de las organizaciones involucradas en la mercadotecnia, por ejemplo: gobierno local y central, servicios de salud, cuerpos voluntarios, instituciones educativas, fuerzas armadas y policiales. El rango de sus actividades, consecuentemente, excede aquellas de la mercadotecnia, la publicidad y el arte de vender.
LOS ELEMENTOS DE LAS RELACIONES PÚBLICAS
Entre los elementos clave de las relaciones públicas, según el monográfico de la Fundación PRSA, se incluyen los siguientes:
Asesoría: ofrece consejos a los directivos respecto a políticas, relaciones y comunicaciones.
Investigación. Define las actitudes y comportamientos con el fin de planificar las estrategias de relaciones públicas. Esta investigación y análisis pueden utilizarse para (1) crear una comprensión mutua o (2) influir y persuadir al público.
Relaciones con los medios de comunicación. trata con los medios de comunicación de masas cuando busca publicity o para que actúen en función de los intereses de la organización.
Publicidad divulga mensajes planificados en forma de información periodística a través de medios de comunicación elegidos para fomentar los intereses de la organización.
Relaciones con los trabajadores miembros: sirve para responder a las preocupaciones, necesidad de información y de motivación de los trabajadores o empleados de una organización.
Relaciones con la comunidad: planifica actividades con la comunidad para mantener un entorno mutuamente beneficioso, tanto para la organización como para la propia comunidad.
Asuntos públicos: desarrolla una participación efectiva en la política pública y ayuda a la organización a adaptarse a las expectativas del público. Este término también se utiliza por agencias públicas para describir sus actividades de relaciones públicas y por muchas corporaciones como término genérico que abarca múltiples actividades de relaciones públicas.
Asuntos gubernamentales: relaciones directas con las agencias legislativas y reguladoras en nombre de la organización. Como parte del
programa de asuntos gubernamentales se pueden utilizar las técnicas de los grupos de presión, el denominado lobbing.
Resolución o gestión de conflictos potenciales (Issues Management): identificación y resolución de diversas cuestiones que pueden afectar a la organización.
Relaciones financieras: creación y mantenimiento de la confianza de los inversores y creación de buenas relaciones con la comunidad financiera. También se conoce como Relaciones con inversores o Relaciones con accionistas.
Relaciones industriales: relaciones con otras empresas de la industria de una organización y con los sindicatos.
Desarrollo de fondos y obtención de fondos: demostración de la necesidad de apoyo, y fomento del apoyo del público, a la organización, sobre todo mediante contribuciones financieras.
Relaciones multiculturales diversidad del lugar de trabajo: relaciones con los individuos y grupos en una variedad de grupos culturales.
Acontecimientos especiales: fomento del interés sobre una persona, producto u organización mediante un «acontecimiento» programado; así como actividades diseñadas para relacionarse con los públicos y atender sus opiniones.
Comunicaciones de marketing: combinación de actividades diseñadas para vender un producto, servicio o idea, incluyendo la publicidad, material entregado a la prensa, publicity, promoción, correo directo, los espectáculos comerciales y los acontecimientos especiales.
LOS ORIGENES DE LAS RELACIONES PUBLICAS:
Esta disciplina sigue una línea de desarrollo lógico.
Los orígenes de esta disciplina se pueden advertir de remotísimos tiempos. La antropología nos dice acerca de las relaciones que existían entre dirigentes y dirigidos en épocas del hombre primitivo. La gente observó prontamente la necesidad de planear las relaciones mutuas. El poder, la autoridad, el control social eran hechos ciertos antes de toda la historia. Siempre han existido conductores y conducidos. El trato mutuo se centro primitivamente alrededor de la autoridad religiosa y gubernamental de que estaba investido el dirigente. Esto era la Teocracia. Los bienes culturales y las costumbres de la comunidad tenían prioridad sobre las opiniones individuales, pero aun entonces los dirigentes poseían cierta vaga conciencia de las vinculaciones publicas de los integrantes de su pueblo.
Tres elementos de las relaciones públicas son de hecho, tan antiguos como la sociedad:
· Informar al pueblo
· Persuadir al pueblo
· Integrar a unas gentes con otras gentes
Los medios y los métodos de lograr esos objetivos han variado a mediada que cambiaba la sociedad. En un mundo tecnológicamente adelantado como el de hoy día, las ideas se comunicaban mediante la prensa, las revistas, el cinematógrafo, la radio, la televisión y otros muchos medios.
Los hombres se comunicaron primero por señales, luego por la palabra y después por la escritura. Posteriormente a ésta se inventaron diversos dispositivos mecánicos y de otro tipo para transmitir los hechos, el pensamiento y el significado.
Todas las tentativas de influir o verificar la opinión publica se hallaban básicamente condicionadas por el hecho de que el individuo todavía no había desarrollado el sentido de su propia identidad.
Los métodos de persuasión cambiaron, simultáneamente con el comienzo de la historia anotada, con la invención de la escritura.
En el antiguo Egipto los sacerdotes eran expertos en la opinión pública y en la persuasión.
Es atinado suponer, entonces, que existía ya cierta conciencia de las relaciones publicas tanto de parte de los dirigentes como de los dirigidos.
También se utilizaban los papiros y los himnos. Las momias eran el símbolo de la grandeza perenne hacia la inmortalidad.
Los profetas de Israel poseían un sentido agudo de las relaciones públicas. Ellos hablaban como intermediarios entre Dios y los hombres. Utilizaban la exhortación como instrumento de relaciones públicas, en la plaza del mercado y en las puertas del templo, para influir sobre la mente del pueblo respecto de dos puntos principales a saber: la exigencia de obrar con rectitud y el amor a Dios. Pero los profetas actuaban sobre la mente popular, no solo en el aspecto religioso, sino también en lo político. Elevaban la conciencia de la gente ante la invasión extranjera y el exilio y alentaban la restauración de la normalidad.
En tiempos del profeta Jeremías la estimulación de la opinión publica se lograba por la palabra y además por medio de documentos escritos que circulaban de mano en mano.
El tema preferido de la propaganda era la solidaridad de Grecia, la creación de un espíritu de cohesión entre los griegos, en contra de los bárbaros.
Los griegos poseían una gran conciencia cívica, todo arte que ellos desarrollaron se utilizó en un momento o en otro como medio de persuasión para metas políticas o sociales.
Los romanos también poseían conceptos relativos a la opinión y a las relaciones públicas y en ese sentido acuñaron palabras que demuestran su comprensión de la materia en general.
Al igual que en Grecia, la oratoria fue un factor preponderante para condicionar actitudes.
Además de la oratoria, la literatura y el arte, que contaban con una larga tradición, los romanos emplearon folletos y crearon un nuevo elemento de relaciones públicas: el noticiero diario.
¿ En qué momento nacen las RRPP?
Nacen en el momento en el que alguien descubre la necesidad de promocionarse para conseguir una mejor imagen.
Es complejo de saber el nacimiento de las RRPP tal y como las conocemos hoy pero sería aproximadamente a finales del s: XIX y principios del XX.
Las RRPP tienen su origen en la combinación de 2 elementos:
1. Reforma Religiosa A finales del s. XVI y principios del XVII la única potencia mundial era Europa. Ésta llega a América, tiene colonias… Pero tiene un problema de financiación ya que el dinero, el comercio y la banca estaba en manos de familias que se dedicaban a ello de siempre (eran judíos). Los cristianos despreciaban todo lo que tenía que ver con la actividad económica porque lo consideraban “herejía”.
La economía Europea necesitaba una financiación.
En este escenario surge la reforma religiosa de Lutero (luteranismo / protestantismo) que defiende el enriquecimiento a través del trabajo alegando que a la vez se enriquece la comunidad.
Todos los países que adoptaron el protestantismo consiguen esa financiación que les hacía falta.
La gente que llega a América del Norte llevan el Luteranismo y la actividad económica es activa ya que ven beneficioso para la comunidad el tener industrias…
2. El capitalismo Lo anterior hace las empresas se hagan cada vez mas fuertes y abusan de su poder con respecto a los trabajadores…
En la segunda mitad del s. XIX se produce el primer choque cultural y la sociedad norteamericana para los pies a las empresas.
En este momento en que la opinión pública comienza a ser tan importante es cuando surgen las RRPP.
2. Principales etapas de las RRPP en los primeros años.
1. 1890 - 1914 “Etapa progresista”. La figura mas importante es un periodista llamado IVY LEDBETTER LEE. Fue uno de los primeros que se dio cuenta de que había una relación entre la imagen de las empresas y su repercusión social.
Crea una oficina en Nueva York y se da cuenta de que cuando hay algún tipo de crisis la empresa afectada actúa a la defensiva ante las cuestiones de los periodistas.
Este hombre dice que la empresa afectada debe abrir sus puertas y explicar los fallos para mejorar su imagen.
En 1906 una empresa ( Pensilvanian Rail Boad ) contrata a Ledbbeter Lee y la imagen de esta empresa mejora mucho (teorías del primer tema).
En este mismo año publicó un manifiesto (considerado como el nacimiento de las RRPP) en el que por primera vez se acuña el término de las relaciones públicas.
2. 1914 - 1918 “Primera Tecnificación”. La figura que destaca es GEORGE CREEL. También periodista, esperto en comunicación y asesor del presidente norteamericano Wilson.
Cuando Wilson se presenta como candidato Creel era su presidente de campaña. La campaña estaba basada en el pacifismo y en la no intervención de la guerra. En 1912 Wilson gana las elecciones.
En 1914 comienza la 1GM EEUU no quiere intervenir pero cada vez hay mas presión para que intervenga.
En 1916 hay otra vez elecciones y Wilson decide intervenir en la guerra pero tiene que cambiar lo que dijo en la campaña anterior. Para que la gente entendiera el cambio (de no intervenir a intervenir) Creel hace una campaña basada en la información ciudadana (propaganda…).
Se crean los CPI. Wilson gana las elecciones, EEUU interviene en la guerra y ésta finaliza.
3. 1919 - 1929 Destaca el sociólogo EDWARD LOUIS BERNAYS. Su principal aportación fue llevar las RRPP a la universidad de Nueva York.
Bernays publica “La Cristalización de la Opinión Pública” considerado como el primer manual de RRPP.
4. 1929 - 1939 “Década de las contradicciones”.
o Primera parte, 1929 Crack de la bolsa neoyorkina. Después de esto las RRPP se quedan aletargadas hasta que
o Segunda etapa 1934 - 1935 aproximadamente la economía florece de nuevo.
Por esto se llama la Década de las Contradicciones porque son 2 etapas.
5. 1939 - 1945 “Segunda Tecnificación”. Se da lo mismo que en la primera tecnificación pero mucho mas fuerte. Hay que controlar la opinión pública ya que en la guerra la primera víctima es la verdad.
Es en cine se aplican las primeras aplicaciones de publicidad subliminal que se usaba para hacer pequeños lavados de cerebro a la gente. Este tipo de técnicas se desarrollan durante la 2GM.
6. 1950 - 1955 Los americanos desarrollan el llamado “Plan Marshall”. Llegan las empresas norteamericanas y los sistemas de trabajo americanos a Europa. También llegan las RRPP que se convierten en algo habitual en Europa.
EN ESPAÑA Arrancamos Desde este momento. Es un país que no se le permite comerciar, no le dejan entrar en la ONU. España está convencida que puede vivir con lo que produce (Autarquía) pero ve que no es así y comienza a negociar.
En 1950 firma con EEUU el “Tratado de Cooperación Bilateral”. Los americanos rompen el bloqueo de España. Este tratado, entre otras cosas, permite a los americanos instalar bases militares, el interés americano era geográfico.
A finales de los años 50 comienzan a llegar a España los sistemas de trabajo y las empresas americanas.
En 1961 se crea la Primera Asociación de especialistas en RRPP que curiosamente estaba en Torrejón de Ardoz.
1965 2 asociaciones:
o En Barcelona “Agrupación española de RRPP” (AERP) creada por Federico Revilla.
o En Madrid “Centro español de RRPP”
Mas tarde comienzan a surgir centros de enseñanza de RRPP de carácter privado (aún no están en la universidad). La mas destacada es la llamada “Centro Español de Nuevas Profesiones”.
Se produce un boom en la economía española.
Las empresas van cada vez a mas y esto favorece mucho a las RRPP.
En 1974 se funda en Madrid, en la universidad Complutense, la Facultad de Ciencias de la Información.
El primer decano fue Feijoo cuyo empeño era que esa universidad tuviera 3 ramas:
o Periodismo
o Publicidad y RRPP
o Comunicación Audiovisual
En 1995 las RRPP se convierte en una asignatura de segundo curso y que es común a esas 3 carreras.
CONTENIDO PARA EL INFORME DEL MONTAJE DEL EVENTO A REALIZAR
- ETAPAS DE UN EVENTO
La realización de un evento se divide en tres etapas que se corresponden con las funciones básicas del proceso gerencial de la siguiente manera:
• PRE-EVENTO
Investigación
Planificación
Organización
EVENTO
Dirección
POST-EVENTO
Evaluación
FASES DEL EVENTO:
1 ERA ENTREGA INFORME
PRE- EVENTO
1.- Determinar los Objetivos y definir el Tipo de evento y su nombre de acuerdo a los fines del mismo
Luego de haberse escogido el tema se deberá definir con claridad los objetivos que se pretenden alcanzar o lograr a través de las actividades que se llevarán a cabo.
Al elegir el nombre del evento se debe considerar la naturaleza del mismo para determinar su tipo, bien sea un congreso, un seminario, un simposio u otro. Tal nombre debe ser corto y llamativo, pero sobre todo debe adecuarse al propósito que se busca con la realización del evento
NOMBRE DEL EVENTO
LOGO
PROPOSITO/JUSTIFICACIÓN
2.- Nombrar el Comité Organizador
Sus miembros son los responsables de la planeación del evento, su número varía de acuerdo a la magnitud del evento y demás condiciones específicas del mismo
El encargado de coordinar y dirigir a los integrantes de las distintas comisiones de trabajo es el Coordinador General
COORDINACIONES:
Coordinador General
Se encarga de coordinar y dirigir a los integrantes de las diferentes comisiones que comparten el compromiso de planificar, organizar, ejecutar y controlar el evento en respuesta a las necesidades de la institución y sociedad en general.
Funciones:
• Preparar un cronograma de actividades estableciendo fechas topes.
• Escoger temas a tratar y las actividades a realizar.
• Estructurar el programa técnico.
• Estructurar el programa social.
• Mantener informado al resto de las coordinaciones a través de reuniones periódicas.
• Coordinar todo lo referente a la inscripción.
• Diseñar las planillas de inscripción.
• Entregar el material.
• Suministrar información
• Fijar fechas de reuniones periódicas con el fin de revisar las actividades ejecutadas y programar acciones pendientes.
Coordinación de RRPP
Se encarga de lo referente a la promoción, medios de comunicación y coordinación de los actos de inauguración y clausura del evento.
Funciones:
• Diseño y elaboración del logotipo.
• Diseño y elaboración del afiche, los programas, folletos, papelería especial, invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos.
• Promoción interna y externa.
• Diseño y compra de todo el material promocional.
• Elaboración de las pancartas.
• Planificación y coordinación del protocolo.
• Coordinación de información y entrevistas con los medios de comunicación, pasar cartas de invitación a los medios.
• Coordinar los programas especiales para el comité organizador, los conferenciantes e invitados especiales.
• Coordinar los actos de inauguración y clausura.
• Es el responsable de dar la bienvenida a todos los participantes.
• Recibir a los invitados especiales.
• Brindar toda información tanto de las actividades del evento como otra que sea requerida por los delegados e invitados. - Escoger el modelo y colores en el uniforme a utilizar el dia del evento.
• Mantener reuniones periódicas con el coordinador general.
Coordinación de Finanzas/ Presupuesto
Para la ejecución de todo evento se requieren recursos económicos y saber cómo distribuirlos de acuerdo a las prioridades del objetivo escogido.
Funciones:
• Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo.
• Buscar recursos económicos necesarios.
• Establecer las prioridades de gastos.
• Efectuar los pagos.
• Llevar el balance detallado de los gastos efectuados.
• Solicitar obsequios y donaciones.
• Ayudar en la organización del programa social.
• Colaborar en la decoración.
• Solicitar cotizaciones para contratación de agencias de festejos
• Mantener reuniones periódicas con el coordinador general.
Coordinación de Servicios Generales
Se encarga de lo referente a la planificación y logística de las actividades relacionadas con la celebración del evento.
Funciones:
• Reservación del centro de convenciones.
• Montaje de los salones.
• Alquiler de equipos de sonido.
• Alquiler de todos los equipos audiovisuales.
• Coordinar los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del evento.
• Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como los delegados y participantes.
• Vigilancia de las instalaciones y de los campos hasta su reintegro a la empresa o a los prestatarios de servicios.
• Constatar el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de incendios.
• Coordinar los servicios de ambulancias y primeros auxilios.
• Organizar los horarios.
• Seleccionar los menúes para las comidas y refrigerios del evento.
• Mantener reuniones periódicas con el coordinador general.
3.- Determinar el número y tipo de Invitados, Participantes, Delegados, Ponentes y Acompañantes
Los invitados especiales le confieren notoriedad al evento debido a su prestigio, reconocimiento científico, social o político
Los participantes asisten al evento en calidad de público
Los delegados acuden al evento en representación de una empresa, institución o grupo en particular
Los ponentes o exponentes se encargan de hacer las disertaciones durante el evento
Los acompañantes no están directamente relacionados con el evento. Acompañan a ponentes, delegados o invitados especiales
4.- Seleccionar la Fecha
Para la selección de la fecha del evento se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
• Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida
• Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de público
• Asegurarse de que no haya conflicto con las fechas de celebraciones religiosas, fiestas nacionales o regionales
• Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de ésta
• 5.- Seleccionar el Lugar o los Lugares de Realización
En principios se debe elegir la Ciudad Sede y luego se seleccionarán las instalaciones específicas donde se realizará el evento, tomando en cuenta si cumplen con exigencias como: capacidad, comodidad, iluminación, equipos, acceso, etc.
5.- Seleccionar el Lugar o los Lugares de Realización
En principios se debe elegir la Ciudad Sede y luego se seleccionarán las instalaciones específicas donde se realizará el evento, tomando en cuenta si cumplen con exigencias como: capacidad, comodidad, iluminación, equipos, acceso, etc.
6.- Elaborar el Cronograma General de Actividades
Se refiere a la realización del programa general de actividades a desarrollar en el evento de acuerdo con el tiempo necesario.
En eventos de gran envergadura pueden elaborarse varios programas , tales como: Técnico o Científico, Social, para Acompañantes, visitas Técnicas y Turístico.
2da ENTREGA INFORME
7.- Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos
Se deben estimar todos los recursos a utilizar a través de un inventario de éstos.
El Recurso Humano está integrado por el profesional, especializado y obrero que se requiere para la realización del evento, tales como: anfitriones, técnicos de sonido y video, agentes de seguridad, etc.
Los Recursos Técnicos lo constituyen equipos de: sonido, grabación, apoyo audiovisual (pantallas, televisores, proyectores para diapositivas, video Beam)
Los Recursos Materiales se refieren a los implementos necesarios y las instalaciones a utilizar: lápices, carpetas, libretas, mesas, sillas, etc.
8.- Elaborar el Presupuesto
Para su elaboración se debe tomar como base el inventario de los recursos a utilizar, luego se procede a realizar solicitudes de cotizaciones a las diferentes empresas o personas que puedan proveer servicios y recursos a fin de obtener el cálculo total de gastos y costos. Frecuentemente se le asigna un 10% de la suma total del presupuesto para cubrir los imprevistos
9.- Promoción del Evento:
• Medios de Comunicación
• Correo directo
• Publicidad impresa
10.- Diseño y Elaboración de Impresos. (Programas, trípticos, señalizaciones, material de información, etc
11.- Adquisición o Contratación de materiales, equipos o servicios. (Mesones, manteles, tarimas, mesoneros, pasapalos, etc)
EVENTO
• Es donde se va a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el Pre- Evento.
• Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada guiadas por la programación que el comité organizador preparó como evento.
3RA ENTREGA INFORME
POST-EVENTO
1.- Recopilación y Archivo de la Información pertinente al Evento
Al culminar el evento las comisiones deberán entregar un informe de sus actividades las cuales integrarán la Memoria del Evento donde se detallarán aspectos como:
resumen
programa
ponencias
conclusiones
2.- Agradecimientos
Se deben enviar cartas o notas de agradecimiento a todas aquellas personas que hicieron posible que el evento se desarrollara conforme a lo previsto (invitados, patrocinantes, ponentes, etc.)
3.-Evaluación
Consiste en medir si lo planificado se cumplió en el momento oportuno o no se cumplió
4.-Memoria y Cuentas
Es un documento que narra todas las actividades realizadas por el comité Organizador. Es un Informe general del Evento. Se cancelan los pagos pendientes.
No importa que tipo de evento sea, lo importante es planificarlo cuidando los detalles y ya en la ejecución hacer que esos detalles se cumplan en el lugar y en el momento que fueron programados.
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