- ETAPAS DE UN EVENTO
La realización de un evento se divide en tres etapas que se corresponden con las funciones básicas del proceso gerencial de la siguiente manera:
• PRE-EVENTO
Investigación
Planificación
Organización
EVENTO
Dirección
POST-EVENTO
Evaluación
FASES DEL EVENTO:
1 ERA ENTREGA INFORME
PRE- EVENTO
1.- Determinar los Objetivos y definir el Tipo de evento y su nombre de acuerdo a los fines del mismo
Luego de haberse escogido el tema se deberá definir con claridad los objetivos que se pretenden alcanzar o lograr a través de las actividades que se llevarán a cabo.
Al elegir el nombre del evento se debe considerar la naturaleza del mismo para determinar su tipo, bien sea un congreso, un seminario, un simposio u otro. Tal nombre debe ser corto y llamativo, pero sobre todo debe adecuarse al propósito que se busca con la realización del evento
NOMBRE DEL EVENTO
LOGO
PROPOSITO/JUSTIFICACIÓN
2.- Nombrar el Comité Organizador
Sus miembros son los responsables de la planeación del evento, su número varía de acuerdo a la magnitud del evento y demás condiciones específicas del mismo
El encargado de coordinar y dirigir a los integrantes de las distintas comisiones de trabajo es el Coordinador General
COORDINACIONES:
Coordinador General
Se encarga de coordinar y dirigir a los integrantes de las diferentes comisiones que comparten el compromiso de planificar, organizar, ejecutar y controlar el evento en respuesta a las necesidades de la institución y sociedad en general.
Funciones:
• Preparar un cronograma de actividades estableciendo fechas topes.
• Escoger temas a tratar y las actividades a realizar.
• Estructurar el programa técnico.
• Estructurar el programa social.
• Mantener informado al resto de las coordinaciones a través de reuniones periódicas.
• Coordinar todo lo referente a la inscripción.
• Diseñar las planillas de inscripción.
• Entregar el material.
• Suministrar información
• Fijar fechas de reuniones periódicas con el fin de revisar las actividades ejecutadas y programar acciones pendientes.
Coordinación de RRPP
Se encarga de lo referente a la promoción, medios de comunicación y coordinación de los actos de inauguración y clausura del evento.
Funciones:
• Diseño y elaboración del logotipo.
• Diseño y elaboración del afiche, los programas, folletos, papelería especial, invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos.
• Promoción interna y externa.
• Diseño y compra de todo el material promocional.
• Elaboración de las pancartas.
• Planificación y coordinación del protocolo.
• Coordinación de información y entrevistas con los medios de comunicación, pasar cartas de invitación a los medios.
• Coordinar los programas especiales para el comité organizador, los conferenciantes e invitados especiales.
• Coordinar los actos de inauguración y clausura.
• Es el responsable de dar la bienvenida a todos los participantes.
• Recibir a los invitados especiales.
• Brindar toda información tanto de las actividades del evento como otra que sea requerida por los delegados e invitados. - Escoger el modelo y colores en el uniforme a utilizar el dia del evento.
• Mantener reuniones periódicas con el coordinador general.
Coordinación de Finanzas/ Presupuesto
Para la ejecución de todo evento se requieren recursos económicos y saber cómo distribuirlos de acuerdo a las prioridades del objetivo escogido.
Funciones:
• Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo.
• Buscar recursos económicos necesarios.
• Establecer las prioridades de gastos.
• Efectuar los pagos.
• Llevar el balance detallado de los gastos efectuados.
• Solicitar obsequios y donaciones.
• Ayudar en la organización del programa social.
• Colaborar en la decoración.
• Solicitar cotizaciones para contratación de agencias de festejos
• Mantener reuniones periódicas con el coordinador general.
Coordinación de Servicios Generales
Se encarga de lo referente a la planificación y logística de las actividades relacionadas con la celebración del evento.
Funciones:
• Reservación del centro de convenciones.
• Montaje de los salones.
• Alquiler de equipos de sonido.
• Alquiler de todos los equipos audiovisuales.
• Coordinar los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del evento.
• Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como los delegados y participantes.
• Vigilancia de las instalaciones y de los campos hasta su reintegro a la empresa o a los prestatarios de servicios.
• Constatar el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de incendios.
• Coordinar los servicios de ambulancias y primeros auxilios.
• Organizar los horarios.
• Seleccionar los menúes para las comidas y refrigerios del evento.
• Mantener reuniones periódicas con el coordinador general.
3.- Determinar el número y tipo de Invitados, Participantes, Delegados, Ponentes y Acompañantes
Los invitados especiales le confieren notoriedad al evento debido a su prestigio, reconocimiento científico, social o político
Los participantes asisten al evento en calidad de público
Los delegados acuden al evento en representación de una empresa, institución o grupo en particular
Los ponentes o exponentes se encargan de hacer las disertaciones durante el evento
Los acompañantes no están directamente relacionados con el evento. Acompañan a ponentes, delegados o invitados especiales
4.- Seleccionar la Fecha
Para la selección de la fecha del evento se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
• Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida
• Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de público
• Asegurarse de que no haya conflicto con las fechas de celebraciones religiosas, fiestas nacionales o regionales
• Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de ésta
• 5.- Seleccionar el Lugar o los Lugares de Realización
En principios se debe elegir la Ciudad Sede y luego se seleccionarán las instalaciones específicas donde se realizará el evento, tomando en cuenta si cumplen con exigencias como: capacidad, comodidad, iluminación, equipos, acceso, etc.
5.- Seleccionar el Lugar o los Lugares de Realización
En principios se debe elegir la Ciudad Sede y luego se seleccionarán las instalaciones específicas donde se realizará el evento, tomando en cuenta si cumplen con exigencias como: capacidad, comodidad, iluminación, equipos, acceso, etc.
6.- Elaborar el Cronograma General de Actividades
Se refiere a la realización del programa general de actividades a desarrollar en el evento de acuerdo con el tiempo necesario.
En eventos de gran envergadura pueden elaborarse varios programas , tales como: Técnico o Científico, Social, para Acompañantes, visitas Técnicas y Turístico.
2da ENTREGA INFORME
7.- Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos
Se deben estimar todos los recursos a utilizar a través de un inventario de éstos.
El Recurso Humano está integrado por el profesional, especializado y obrero que se requiere para la realización del evento, tales como: anfitriones, técnicos de sonido y video, agentes de seguridad, etc.
Los Recursos Técnicos lo constituyen equipos de: sonido, grabación, apoyo audiovisual (pantallas, televisores, proyectores para diapositivas, video Beam)
Los Recursos Materiales se refieren a los implementos necesarios y las instalaciones a utilizar: lápices, carpetas, libretas, mesas, sillas, etc.
8.- Elaborar el Presupuesto
Para su elaboración se debe tomar como base el inventario de los recursos a utilizar, luego se procede a realizar solicitudes de cotizaciones a las diferentes empresas o personas que puedan proveer servicios y recursos a fin de obtener el cálculo total de gastos y costos. Frecuentemente se le asigna un 10% de la suma total del presupuesto para cubrir los imprevistos
9.- Promoción del Evento:
• Medios de Comunicación
• Correo directo
• Publicidad impresa
10.- Diseño y Elaboración de Impresos. (Programas, trípticos, señalizaciones, material de información, etc
11.- Adquisición o Contratación de materiales, equipos o servicios. (Mesones, manteles, tarimas, mesoneros, pasapalos, etc)
EVENTO
• Es donde se va a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el Pre- Evento.
• Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada guiadas por la programación que el comité organizador preparó como evento.
3RA ENTREGA INFORME
POST-EVENTO
1.- Recopilación y Archivo de la Información pertinente al Evento
Al culminar el evento las comisiones deberán entregar un informe de sus actividades las cuales integrarán la Memoria del Evento donde se detallarán aspectos como:
resumen
programa
ponencias
conclusiones
2.- Agradecimientos
Se deben enviar cartas o notas de agradecimiento a todas aquellas personas que hicieron posible que el evento se desarrollara conforme a lo previsto (invitados, patrocinantes, ponentes, etc.)
3.-Evaluación
Consiste en medir si lo planificado se cumplió en el momento oportuno o no se cumplió
4.-Memoria y Cuentas
Es un documento que narra todas las actividades realizadas por el comité Organizador. Es un Informe general del Evento. Se cancelan los pagos pendientes.
No importa que tipo de evento sea, lo importante es planificarlo cuidando los detalles y ya en la ejecución hacer que esos detalles se cumplan en el lugar y en el momento que fueron programados.
No hay comentarios:
Publicar un comentario