ETAPAS DEL EVENTO

Estimados alumnos del VI SEMESTRE DE T.S.U EN TURISMO EL SIGUIENTE MATERIAL QUE LES DEJO DEBEN LEERLO Y LLEVARLO A LA CLASES DE EVENTOS Y RECREACION PARA ACLARAR DUDAS AL RESPECTO.


Los eventos han demostrado ser un medio efectivo para conducir la organización de negocios, transmitir nueva información, porcionar un foro para el intercambio de ideas y favorecer los colegas de una misma rama de actividad o profesión a desarrollar sus vínculos e intercambios


Tipos De Eventos

Según
Los Objetivos Propuestos
El Tiempo
Período de Ejecución
Su Formalidad
Tipo de Actividad
Alcance o Cobertura



Congreso
Jornada
Convención
Seminario
Simposio
Mesa Redonda
Panel
Foro
Coloquio
Taller
Curso
Reunión
Teleconferencia y Videoconferencia
Charlas
Conferencia
Asamblea
Briefing
Exposición
Feria
Festival
Concurso
Viajes de Incentivo
Viajes de Familiarización
Fiestas

SEGÚN LOS OBJETIVOS PROPUESTOS
Vender
Mostrar
Compartir
Dialogar
Informar
Adquirir nuevos conocimientos
Entre otros…
SEGÚN EL TIEMPO
Horas
Un día
Más de dos días …

SEGÚN EL PERIODO DE EJECUCION
Temporales
Semi permanentes
Permanentes
Anuales
Bianuales
Entre otros…

SEGÚN SU FORMALIDAD
Formales: como las convención y congresos
Informales: como las jornadas, foros y fiestas en general


DURACIÓN
OBJETIVO
CARACTERISTICAS
Nº DE PERSONAS
FORMALIDAD
TIPO
VARIABLE

Promoción y comercialización de productos y servicios
Exposiciones de productos y/o servicios de una actividad seleccionada.
El visitante puede adquirir los productos
INDEFINIDO
SEMI-FORMAL
FERIA
VARIABLE
Promover una actividad
Suelen ser abiertos al público
INDEFINIDO
SEMI-FORMAL
FESTIVAL

ETAPAS DE UN EVENTO
La realización de un evento se divide en tres etapas que se corresponden con las funciones básicas del proceso gerencial de la siguiente manera:

PRE-EVENTO:
Investigación
Planificación
Organización

EVENTO
Dirección

POST-EVENTO
Evaluación



FASES DEL PRE- EVENTO:

1.- Determinar los Objetivos y definir el Tipo de evento y su nombre de acuerdo a los fines del mismo
Luego de haberse escogido el tema se deberá definir con claridad los objetivos que se pretenden alcanzar o lograr a través de las actividades que se llevarán a cabo.
Al elegir el nombre del evento se debe considerar la naturaleza del mismo para determinar su tipo, bien sea un congreso, un seminario, un simposio u otro. Tal nombre debe ser corto y llamativo, pero sobre todo debe adecuarse al propósito que se busca con la realización del evento
2.- Nombrar el Comité Organizador
Sus miembros son los responsables de la planeación del evento, su número varía de acuerdo a la magnitud del evento y demás condiciones específicas del mismo
El encargado de coordinar y dirigir a los integrantes de las distintas comisiones de trabajo es el Coordinador General
3.- Determinar el número y tipo de Invitados, Participantes, Delegados, Ponentes y Acompañantes

Los invitados especiales le confieren notoriedad al evento debido a su prestigio, reconocimiento científico, social o político
Los participantes asisten al evento en calidad de público
Los delegados acuden al evento en representación de una empresa, institución o grupo en particular
Los ponentes o exponentes se encargan de hacer las disertaciones durante el evento
Los acompañantes no están directamente relacionados con el evento. Acompañan a ponentes, delegados o invitados especiales
4.- Seleccionar la Fecha
Para la selección de la fecha del evento se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
• Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida
• Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de público
• Asegurarse de que no haya conflicto con las fechas de celebraciones religiosas, fiestas nacionales o regionales
• Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de ésta
• 5.- Seleccionar el Lugar o los Lugares de Realización
En principios se debe elegir la Ciudad Sede y luego se seleccionarán las instalaciones específicas donde se realizará el evento, tomando en cuenta si cumplen con exigencias como: capacidad, comodidad, iluminación, equipos, acceso, etc.
5.- Seleccionar el Lugar o los Lugares de Realización
En principios se debe elegir la Ciudad Sede y luego se seleccionarán las instalaciones específicas donde se realizará el evento, tomando en cuenta si cumplen con exigencias como: capacidad, comodidad, iluminación, equipos, acceso, etc.
6.- Elaborar el Cronograma General de Actividades
Se refiere a la realización del programa general de actividades a desarrollar en el evento de acuerdo con el tiempo necesario.
En eventos de gran envergadura pueden elaborarse varios programas , tales como: Técnico o Científico, Social, para Acompañantes, visitas Técnicas y Turístico.
7.- Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos
Se deben estimar todos los recursos a utilizar a través de un inventario de éstos.
El Recurso Humano está integrado por el profesional, especializado y obrero que se requiere para la realización del evento, tales como: anfitriones, técnicos de sonido y video, agentes de seguridad, etc.
Los Recursos Técnicos lo constituyen equipos de: sonido, grabación, apoyo audiovisual (pantallas, televisores, proyectores para diapositivas, video Beam)
Los Recursos Materiales se refieren a los implementos necesarios y las instalaciones a utilizar: lápices, carpetas, libretas, mesas, sillas, etc.
8.- Elaborar el Presupuesto

Para su elaboración se debe tomar como base el inventario de los recursos a utilizar , luego se procede a realizar solicitudes de cotizaciones a las diferentes empresas o personas que puedan proveer servicios y recursos a fin de obtener el cálculo total de gastos y costos. Frecuentemente se le asigna un 10% de la suma total del presupuesto para cubrir los imprevistos

9.- Promoción del Evento:

• Medios de Comunicación
• Correo directo
• Publicidad impresa
10.- Diseño y Elaboración de Impresos. ( Programas, tripticos, señalizaciones, material de información, etc
11.- Selección y Capacitación de Personal. En caso de que se comisiones alguna actividad en que el personal no esta capacitado
12.- Adquisición o Contratación de materiales, equipos o servicios. ( Mesones, manteles, tarimas, mesoneros, pasapalos, etc)


EL EVENTO:

• Es donde se va a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el Pre- Evento.
• Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada guiadas por la programación que el comité organizador preparó como evento.

FASES DEL POST-EVENTO

1.- Recopilación y Archivo de la Información pertinente al Evento
Al culminar el evento las comisiones deberán entregar un informe de sus actividades las cuales integrarán la Memoria del Evento donde se detallarán aspectos como: la historia, resumen, programa, ponencias y conclusiones, en el caso de haberlas. Dicha información deberá guardarse en forma ordenada para facilitar futuras consultas.
2.- Agradecimientos
Se deben enviar cartas o notas de agradecimiento a todas aquellas personas que hicieron posible que el evento se desarrollara conforme a lo previsto (auspiciantes, patrocinantes, ponentes, etc.)
3.-Evaluación
Consiste en medir si lo planificado se cumplió en el momento oportuno o no se cumplió
4.-Cumplimiento de los compromisos adquiridos
Es muy importante que el comité organizador cumpla con los convenios y acuerdos que se realizaron a favor al éxito del evento. Es así que se crea la credibilidad y responsabilidad del grupo organizador

5.-Memoria y Cuentas
Es un documento que narra todas las actividades realizadas por el comité Organizador . Es un Informe general del Evento.

No importa que tipo de evento sea, lo importante es planificarlo cuidando los detalles y ya en la ejecución hacer que esos detalles se cumplan en el lugar y en el momento que fueron programados.
• Se realiza el cumplimiento de los compromisos adquiridos.
• Se cancelan los pagos pendientes.
• Se reproduce y se hace el envío del material y de las conclusiones del evento.
• Se redactan y envían cartas de agradecimiento a todas las personas que hicieron posible la realización del evento.
• Se evalúa el evento, a través de la medición de los resultados generales, para medir si lo planificado se cumplió o no.
• Se recopila y archiva la información correspondiente al evento (memoria y cuenta).



COMITES:

COORDINADOR GENERAL
Se encarga de coordinar y dirigir a los integrantes de las diferentes comisiones que comparten el compromiso de planificar, organizar, ejecutar y controlar el evento en respuesta a las necesidades de la institución y sociedad en general.

COMITÉ DE FINANZAS
Para la ejecución de todo evento se requieren recursos económicos y saber cómo distribuirlos de acuerdo a las prioridades del objetivo escogido. Funciones:
• Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo.
• Buscar recursos económicos necesarios.
• Abrir cuentas bancarias.
• Mantener reuniones periódicas con el comité organizador.
• Establecer las prioridades de gastos.
• Efectuar los pagos.
• Llevar el balance detallado de los gastos efectuados.

COMITES DE APOYO O SERVICIOS GENERALES
Se encarga de lo referente a la planificación y logística de las actividades relacionadas con la celebración del evento. Funciones:
• Reservación del centro de convenciones.
• Montaje de los salones.
• Alquiler de equipos de sonido.
• Alquiler de todos los equipos audiovisuales.
• Reproducción del material.
• Organización y contratación del personal técnico.

COMITÉ DE PROMOCION Y RELACIONES PÚBLICAS
Sus funciones son:
• Diseño y elaboración del logotipo.
• Diseño y elaboración del afiche, los programas, folletos, papelería especial, invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos.
• Promoción interna y externa.
• Diseño y compra de todo el material promocional.
• Elaboración de las pancartas.


COMITÉ DE TRASPORTE
Sus funciones son:
• Coordinación general de todo lo referente al transporte aéreo, terrestre y marítimo.
• Coordinar la llegada y salida de los delegados e invitados en los terminales.
• Coordinar los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del evento.


COMITES DE SEGURIDAD
Funciones:
• Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como los delegados y participantes.
• Vigilancia de las instalaciones y de los campos hasta su reintegro a la empresa o a los prestatarios de servicios.
• Constatar el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de incendios.
Coordinar los servicios de ambulancias y primeros auxilios


COMITES DE RECEPCION
Funciones:
• Es el responsable de dar la bienvenida a todos los participantes.
• Recibir a los invitados especiales.
• Brindar toda información tanto de las actividades del evento como otra que sea requerida por los delegados e invitados.


COMITÉ DE REGISTRO
Sus funciones son:
• Coordinar todo lo referente a la inscripción.
• Diseñar las planillas de inscripción.
• Entregar al material.
• Suministrar información.


COMITÉ DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
Funciones:

• Seleccionar todo lo concerniente a alimentos y bebidas: desayunos, almuerzos, cenas, refrigerios, etc.
• Organizar los horarios.
• Seleccionar el menú.

COMITES DE DAMAS
Funciones:
• Coordinar el programa de acompañantes.
• Cooperar en la recepción y despedida de los invitados y participantes.
• Solicitar obsequios y donaciones.
• Ayudar en la organización del programa social.
Colaborar en la decoración